Typische Situation
Arbeiten für einen US-Arbeitgeber bei Wohnsitz in der Schweiz
Wer in der Schweiz wohnt und für ein Unternehmen in den USA arbeitet, kann gleichzeitig Schweizer Steuer-, Payroll- und Sozialversicherungspflichten sowie US-amerikanische Steuer- und Arbeitgeberfragen auslösen.
Grenzüberschreitende Beschäftigung
Nicht der Sitz des Arbeitgebers allein entscheidet
Ein Arbeitsvertrag mit einer US-Gesellschaft führt nicht automatisch dazu, dass der Arbeitslohn ausschliesslich in den USA steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich behandelt wird.
Entscheidend ist insbesondere, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Wer dauerhaft aus einem Homeoffice in der Schweiz arbeitet, hat regelmässig andere Pflichten als ein Mitarbeiter, der nur vorübergehend von seinem US-Arbeitgeber in die Schweiz entsandt wurde.
Zusätzlich können Staatsangehörigkeit, Green Card, US-Aufenthaltstage, Vergütungsstruktur, Arbeitgeberorganisation und die Frage relevant sein, ob der US-Arbeitgeber durch die Tätigkeit in der Schweiz eigene Registrierungs- oder Steuerpflichten auslöst.
Ausgangslage
Drei häufige Beschäftigungssituationen
Die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung hängt wesentlich davon ab, wie die Tätigkeit in der Schweiz entstanden ist.
Dauerhafte Arbeit aus der Schweiz
Der Arbeitnehmer lebt dauerhaft in der Schweiz und arbeitet überwiegend oder vollständig von dort für einen US-Arbeitgeber. Schweizer Payroll- und Sozialversicherungspflichten sollten besonders sorgfältig geprüft werden.
Vorübergehende Entsendung
Ein bisher in den USA tätiger Mitarbeiter wird für einen begrenzten Zeitraum in die Schweiz entsandt und bleibt bei seinem US-Arbeitgeber angestellt. Hier können besondere Abkommensregeln zur Sozialversicherung greifen.
Entsendung zwischen Schweiz und USATätigkeit in beiden Ländern
Ein Mitarbeiter arbeitet teilweise in der Schweiz und teilweise physisch in den USA. Dann können Arbeitstage, Lohnzuordnung, Payroll, State Tax und Sozialversicherung zusätzlich koordiniert werden müssen.
Zentrale Fragen und passende Vertiefung
Welche Fragen sind für Ihr Beschäftigungsverhältnis relevant?
Prüfen Sie zuerst die persönliche Besteuerung, danach Sozialversicherung und Abrechnung. Vergütungsbestandteile und mögliche Unternehmenspflichten werden anschliessend gesondert eingeordnet.
Arbeitslohn und DBA
Zunächst sind steuerliche Ansässigkeit und tatsächlicher Arbeitsort zu bestimmen. Der Fachartikel erläutert die Besteuerungsrechte beider Staaten und die Voraussetzungen der sogenannten 183-Tage-Ausnahme.
Besteuerung des Arbeitslohns prüfenArbeitstage und Bonuszahlungen
Bei Tätigkeiten in mehreren Staaten müssen Arbeits- und Aufenthaltstage nachvollziehbar erfasst werden. Für Bonuszahlungen ist zusätzlich der zugehörige Leistungszeitraum zu bestimmen.
Arbeitstage und Vergütung zuordnenUS-State-Tax
Frühere US-Wohnsitze, Arbeitstage und aufgeschobene Vergütung können bundesstaatliche Steuerfragen auslösen. Die State-Tax-Prüfung ergänzt die Analyse der US-Bundessteuer.
Bundesstaatliche Steuerpflicht prüfenSchweizer Payroll und Quellensteuer
Wie werden Lohnabrechnung, Sozialversicherungsbeiträge und allfällige Quellensteuerpflichten umgesetzt? Auch ANobAG, Unfallversicherung und berufliche Vorsorge sind einzuordnen.
Payroll und Abrechnung klärenAHV oder US Social Security?
Das Sozialversicherungsabkommen bestimmt die Zuordnung der erfassten Versicherungszweige. Dauerhafte Tätigkeit und vorübergehende Entsendung sind dabei zu unterscheiden.
Anwendbares Versicherungssystem bestimmenCertificate of Coverage
Nach der materiellen Versicherungszuordnung ist der erforderliche Nachweis zu klären. Der Beitrag erläutert zuständige Stellen, Antrag, Angaben und Verwendung der Bescheinigung.
Versicherungszuordnung nachweisenRSUs und Stock Options
Mitarbeiterbeteiligungen können auf Arbeitsleistungen in mehreren Ländern und Jahren entfallen. Grant, Vesting, Exercise und späterer Aktienverkauf müssen getrennt betrachtet werden.
Mitarbeiterbeteiligungen einordnenUS-Altersvorsorge und 401(k)
Ein bestehender US-Vorsorgeplan muss nach dem Wechsel in die Schweiz neu eingeordnet werden. Der Beitrag behandelt 401(k), IRA und Roth IRA sowie Einzahlungen und spätere Leistungen.
US-Vorsorge bei Schweizer Wohnsitz prüfenSchweizer Homeoffice und Betriebsstätte
Auf Arbeitgeberseite sind Dauerhaftigkeit, Verfügungsmacht, Funktion und Vollmachten zu prüfen. Ein Mitarbeiter in der Schweiz begründet nicht automatisch eine Betriebsstätte.
Betriebsstättenrisiko des Arbeitgebers prüfenBeide Länder
Schweizer Beschäftigungsort und US-Arbeitgeber zusammen betrachten
Eine funktionierende Struktur muss sowohl die persönlichen Steuerpflichten des Mitarbeiters als auch die Pflichten des Arbeitgebers berücksichtigen.
Schweizer Perspektive
Was ist in der Schweiz zu prüfen?
- Schweizer Steueransässigkeit des Mitarbeiters
- Besteuerung des Arbeitslohns
- Quellensteuer oder ordentliche Veranlagung
- AHV, IV, EO und ALV
- Berufliche Vorsorge und Unfallversicherung
- Schweizer Payroll-Prozess
- Behandlung von Bonus und Equity Compensation
- Mögliche Betriebsstätte des US-Arbeitgebers
US-Perspektive
Was bleibt in den USA zu prüfen?
- US-Steuerstatus des Mitarbeiters
- Federal Income Tax aufgrund des US-Status oder physischer US-Arbeitstage
- State-Tax-Anknüpfungspunkte
- FICA und Totalization Agreement
- US-Payroll und mögliche Anpassungen
- 401(k) und weitere Employee Benefits
- RSUs, Stock Options und Bonusprogramme
- Bescheinigungen zur Sozialversicherungsunterstellung
Arbeitgeberseite
Auch der US-Arbeitgeber kann Pflichten in der Schweiz haben
Remote Work ist nicht nur eine private Steuerfrage des Mitarbeiters
Wenn ein US-Unternehmen einem Mitarbeiter erlaubt, dauerhaft aus der Schweiz zu arbeiten, sollte vorab geklärt werden, wie die Lohnabrechnung, Sozialversicherung und mögliche Arbeitgeberpflichten in der Schweiz umgesetzt werden.
Besonders wichtig ist ausserdem, welche Funktion der Mitarbeiter ausübt. Vertriebs-, Leitungs- oder Abschlussvollmachten können andere Unternehmensrisiken hervorrufen als eine rein interne Tätigkeit ohne Aussenvertretung.
- Schweizer Sozialversicherungsunterstellung bestimmen
- Payroll- und Quellensteuerprozess prüfen
- Unfallversicherung und Vorsorge berücksichtigen
- Totalization Agreement anwenden
- Certificate of Coverage prüfen
- Arbeitsort vertraglich dokumentieren
- Equity Compensation koordinieren
- Betriebsstättenrisiko analysieren
- Zeichnungs- und Abschlussvollmachten prüfen
Vorgehensweise
Wie sollte die Beschäftigung strukturiert werden?
Arbeitsmodell erfassen
Wohnsitz, Arbeitsort, US-Reisetage, Arbeitgeber, Vertragsstruktur und Dauer der Tätigkeit dokumentieren.
Steuerstatus bestimmen
Schweizer Steuerpflicht sowie mögliche persönliche US-Federal- und State-Tax-Pflichten des Mitarbeiters feststellen.
Payroll und Sozialversicherung klären
Schweizer und US-amerikanische Arbeitgeberpflichten sowie das Sozialversicherungsabkommen aufeinander abstimmen.
Unternehmensrisiken prüfen
Homeoffice, Funktion, Vollmachten und Tätigkeit des Mitarbeiters auf mögliche Schweizer Betriebsstätten- und Registrierungsfolgen untersuchen.
Vorbereitung
Welche Unterlagen werden für die Prüfung benötigt?
Stellen Sie das tatsächliche Beschäftigungsmodell und die bisherige Abrechnung zusammen. So lassen sich offene Fragen zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und den zuständigen Stellen gezielt klären.
Arbeitnehmer und Vergütung
- Wohnsitz, Zuzugsdatum, Aufenthaltsstatus und Staatsangehörigkeiten
- Gegebenenfalls Green Card und bisheriger US-Steuerstatus
- Arbeitsvertrag, Homeoffice- oder Entsendungsvereinbarung
- Kalender der Arbeits- und Aufenthaltstage nach Ländern und US-Bundesstaaten
- Lohnabrechnungen, Jahreslohnnachweise und bisherige Steuererklärungen
- Bonusvereinbarungen, RSU-Grants, Optionspläne und Vesting-Zeitpläne
- Unterlagen zu US-Vorsorgeplänen und weiteren Benefits
Arbeitgeber und Versicherungen
- Arbeitgebergesellschaft und allfällige Schweizer Präsenz
- Stellenbeschreibung, Aufgaben, Kundenkontakte und Vollmachten
- Beginn und geplante Dauer der Tätigkeit in der Schweiz
- Vereinbarungen über Homeoffice, Arbeitsmittel und Kostenübernahme
- Bisherige Schweizer und US-Sozialversicherungsabrechnungen
- Vorhandenes Certificate of Coverage mit Gültigkeitszeitraum
- Nachweise zu Unfallversicherung, beruflicher Vorsorge und Krankenversicherung
Weitere Beschäftigungskonstellationen finden Sie im Themenbereich Arbeit und Sozialversicherung.
Passende Leistung
Steuerberatung für grenzüberschreitende Beschäftigung Schweiz–USA
Wir prüfen die persönliche Besteuerung, Sozialversicherung, Payroll und Arbeitgeberpflichten bei Beschäftigungsverhältnissen zwischen der Schweiz und den USA und koordinieren die Umsetzung in beiden Ländern.
Erstgespräch
Sie leben in der Schweiz und arbeiten für einen US-Arbeitgeber?
Im Erstgespräch klären wir Ihren Arbeitsort, Ihren persönlichen Steuerstatus, die Sozialversicherungsunterstellung sowie mögliche Payroll- und Arbeitgeberpflichten in der Schweiz und den USA.
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