Artikel · Arbeit & Sozialversicherung
Entsendung zwischen der Schweiz und den USA
Was gilt, wenn ein Arbeitnehmer für einen begrenzten Zeitraum von der Schweiz in die USA oder von den USA in die Schweiz entsandt wird? Eine Entsendung kann Einkommensteuer, Payroll und Arbeitgeberpflichten im Tätigkeitsstaat auslösen, während die Sozialversicherung unter bestimmten Voraussetzungen im bisherigen System fortgeführt werden kann.
Vorübergehende Auslandstätigkeit
Eine Entsendung ist mehr als nur Arbeiten im Ausland
Typisch für eine Entsendung ist, dass ein bestehendes Arbeitsverhältnis fortgeführt wird und der Arbeitnehmer nur für einen begrenzten Zeitraum im anderen Staat tätig werden soll.
Nach Ablauf der Entsendung ist grundsätzlich eine Rückkehr in das bisherige Beschäftigungsverhältnis oder jedenfalls eine Beendigung der vorübergehenden Auslandstätigkeit vorgesehen.
Damit unterscheidet sich die Entsendung von einer dauerhaften Verlagerung des Arbeitsplatzes oder einer lokalen Neueinstellung im anderen Staat.
Abgrenzung
Entsendung, Remote Work oder lokale Einstellung?
Entsendung
Bestehendes Arbeitsverhältnis, vorübergehende Tätigkeit im anderen Staat und geplante Rückkehr oder zeitliche Begrenzung.
Dauerhaftes Remote Work
Der Arbeitnehmer verlagert seinen gewöhnlichen Arbeitsort dauerhaft in den anderen Staat und arbeitet von dort für den bisherigen Arbeitgeber.
Lokale Einstellung
Der Arbeitnehmer wird unmittelbar für eine Tätigkeit im neuen Staat eingestellt. Ein bestehendes Arbeitsverhältnis im Ausgangsstaat besteht nicht.
Sozialversicherung
Die Entsendungsregel kann das bisherige System erhalten
Nach der normalen Coverage-Regel würde eine Beschäftigung grundsätzlich dem Sozialversicherungssystem des Staates unterliegen, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird.
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA enthält für vorübergehende Entsendungen eine wichtige Ausnahme: Unter den Voraussetzungen des Abkommens kann die Versicherung im Ausgangsstaat fortgeführt werden.
- bestehendes Arbeitsverhältnis vor der Entsendung
- Entsendung durch den Arbeitgeber
- vorübergehende Beschäftigung im anderen Vertragsstaat
- voraussichtliche Dauer grundsätzlich höchstens fünf Jahre
- Coverage im Ausgangsstaat bleibt bestehen
- Befreiung im Tätigkeitsstaat
- Certificate of Coverage als Nachweis
Steuer & Payroll
Sozialversicherungsbefreiung bedeutet nicht Steuerbefreiung
Auch wenn die Sozialversicherung im Ausgangsstaat fortgeführt wird, kann der Tätigkeitsstaat ein Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn haben und lokale Payroll-Pflichten auslösen.
Tätigkeitsstaat
Arbeitslohn wird nach dem DBA grundsätzlich dem tatsächlichen Tätigkeitsort zugeordnet. Die 183-Tage-Ausnahme ist separat zu prüfen.
Lohnabrechnung
Der Arbeitgeber muss prüfen, ob im Tätigkeitsstaat Registrierungs-, Lohnsteuer- oder Abrechnungspflichten entstehen.
Coverage
Das Sozialversicherungsabkommen kann trotz Tätigkeit im Ausland die Fortführung der bisherigen Sozialversicherung ermöglichen.
Betriebsstätte
Die Tätigkeit des Mitarbeiters kann zusätzlich eine steuerliche Präsenz des Arbeitgebers im Tätigkeitsstaat auslösen und muss separat geprüft werden.
Zwei Richtungen
Entsendung Schweiz → USA und USA → Schweiz
Schweizer Arbeitnehmer wird in die USA entsandt
Ein Arbeitnehmer bleibt bei seinem Schweizer Arbeitgeber beschäftigt und arbeitet für einen begrenzten Zeitraum in den USA.
- US-Arbeitstage und Aufenthaltsdauer bestimmen
- Art. 15 DBA / 183-Tage-Regel prüfen
- Federal Payroll prüfen
- State Tax und State Payroll prüfen
- Fortführung der Schweizer Sozialversicherung prüfen
- Certificate of Coverage beantragen
- US-Betriebsstättenrisiko des Arbeitgebers prüfen
US-Arbeitnehmer wird in die Schweiz entsandt
Ein Arbeitnehmer eines US-Unternehmens arbeitet vorübergehend in der Schweiz und soll anschließend in die USA zurückkehren.
- Schweizer Arbeitstage und Aufenthalt bestimmen
- DBA-Arbeitslohn prüfen
- Schweizer Payroll und Quellensteuer prüfen
- Fortführung von US Social Security prüfen
- U.S. Certificate of Coverage beantragen
- Schweizer Arbeitgeberpflichten prüfen
- Betriebsstättenrisiko des US-Unternehmens prüfen
Vor der Entsendung
Vier Schritte vor Beginn der Auslandstätigkeit
Zeitraum festlegen
Beginn, geplantes Ende, Arbeitsorte und voraussichtliche Aufenthaltsdauer sollten vorab dokumentiert werden.
Arbeitslohn prüfen
Das Besteuerungsrecht nach Art. 15 DBA und mögliche Payroll-Pflichten im Tätigkeitsstaat werden bestimmt.
Coverage bestimmen
Es wird geprüft, ob die Entsendungsregel des Sozialversicherungsabkommens erfüllt ist.
Nachweise beantragen
Certificate of Coverage, Payroll-Registrierungen und weitere notwendige Dokumente werden vor oder zu Beginn der Auslandstätigkeit vorbereitet.
Beispiele
Typische Entsendungssituationen
Schweizer Arbeitnehmer nach New York
Ein Schweizer Unternehmen entsendet einen bestehenden Mitarbeiter für zwei Jahre zur Unterstützung einer US-Tochtergesellschaft nach New York.
Einkommensteuer: US-Besteuerung und State Tax müssen unabhängig davon geprüft werden.
US-Mitarbeiter arbeitet vorübergehend in Zürich
Ein US-Unternehmen entsendet einen Mitarbeiter für sechs Monate in die Schweiz.
Langfristige Auslandstätigkeit
Ein Arbeitnehmer soll von Beginn an für sechs Jahre im anderen Staat tätig sein.
US-Unternehmen stellt Mitarbeiter erst in der Schweiz ein
Das Arbeitsverhältnis beginnt erst mit Aufnahme der Tätigkeit in der Schweiz.
Dokumentation
Welche Unterlagen sollte eine Entsendung haben?
Arbeitsverhältnis
- ursprünglicher Arbeitsvertrag
- Datum der Einstellung
- Entsendungsvereinbarung
- geplante Rückkehr
- Vergütung und Benefits
- Bonus und Equity Compensation
Auslandstätigkeit
- Beginn und Ende
- Arbeitsort
- Aufenthaltstage
- Arbeitstage
- Aufgaben im Gaststaat
- lokale Konzerngesellschaft
Compliance
- Certificate of Coverage
- Payroll-Registrierungen
- Gehaltsabrechnungen
- Steuereinbehalte
- Kostenweiterbelastungen
- Steuererklärungen in beiden Staaten
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Weiterführende Fragen
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