Artikel · Arbeit & Sozialversicherung
Remote Work zwischen der Schweiz und den USA
Was passiert steuerlich, wenn ein Arbeitnehmer in der Schweiz lebt und dauerhaft für einen US-Arbeitgeber arbeitet – oder umgekehrt aus den USA für ein Schweizer Unternehmen? Remote Work kann nicht nur die Besteuerung des Arbeitslohns, sondern auch Payroll, Sozialversicherung und die Steuerposition des Arbeitgebers verändern.
Grenzüberschreitendes Homeoffice
Remote Work verlagert den tatsächlichen Arbeitsort
Bei grenzüberschreitender Remote-Arbeit befindet sich der Arbeitgeber häufig in einem anderen Staat als der Arbeitnehmer. Steuerlich ist jedoch nicht nur der Sitz des Arbeitgebers entscheidend.
Arbeitet ein Arbeitnehmer dauerhaft aus seinem Homeoffice in der Schweiz, wird die Arbeitsleistung physisch in der Schweiz erbracht. Entsprechend müssen die Schweizer Besteuerungs-, Payroll- und Sozialversicherungsfolgen geprüft werden.
Gleichzeitig kann die dauerhafte Tätigkeit im anderen Staat Auswirkungen auf den ausländischen Arbeitgeber selbst haben. Dazu gehören insbesondere lokale Arbeitgeberpflichten und die Frage, ob durch die Tätigkeit eine steuerliche Präsenz oder Betriebsstätte entsteht.
Prüfungsreihenfolge
Vier Ebenen müssen getrennt betrachtet werden
Einkommensteuer
Wo wird die Arbeit tatsächlich ausgeübt und welcher Staat darf den darauf entfallenden Arbeitslohn besteuern?
Payroll
Muss der ausländische Arbeitgeber im Arbeitsstaat Lohnabrechnungs-, Quellensteuer- oder andere Arbeitgeberpflichten erfüllen?
Sozialversicherung
Gilt AHV oder US Social Security und greift eine besondere Regel des Sozialversicherungsabkommens?
Arbeitgeberbesteuerung
Kann das dauerhafte Homeoffice eine steuerliche Präsenz, Betriebsstätte oder andere Registrierungspflicht des Arbeitgebers auslösen?
Arbeitslohn
Der Ort des Arbeitgebers ersetzt den Tätigkeitsort nicht
Bei unselbständiger Arbeit zwischen der Schweiz und den USA wird für die DBA-Analyse grundsätzlich darauf abgestellt, wo der Arbeitnehmer seine Tätigkeit tatsächlich ausübt.
Ein US-Arbeitgeber macht einen Schweizer Homeoffice-Tag deshalb nicht zu einem US-Arbeitstag. Entsprechend ist bei wechselnden Arbeitsorten eine Aufteilung nach tatsächlichen Tätigkeitstagen erforderlich.
Zwei Richtungen
Remote Work funktioniert steuerlich in beide Richtungen
US-Arbeitgeber – Arbeit aus der Schweiz
Der Arbeitnehmer lebt und arbeitet dauerhaft in der Schweiz, bleibt aber bei einem US-Unternehmen angestellt.
- Schweizer Arbeitslohnbesteuerung prüfen
- Schweizer Payroll-/Arbeitgeberpflichten prüfen
- AHV-Zuständigkeit prüfen
- US Federal Tax Status des Arbeitnehmers separat prüfen
- Betriebsstättenrisiko des US-Unternehmens prüfen
- gelegentliche US-Arbeitstage separat erfassen
Schweizer Arbeitgeber – Arbeit aus den USA
Der Arbeitnehmer lebt in den USA und arbeitet dauerhaft remote für eine Schweizer Gesellschaft.
- US-Besteuerung des Arbeitslohns prüfen
- Federal und State Payroll prüfen
- US Social Security bzw. Totalization prüfen
- Schweizer Lohnbehandlung separat beurteilen
- US Permanent Establishment prüfen
- State Tax Nexus zusätzlich untersuchen
Payroll & Arbeitgeberpflichten
Ein ausländischer Arbeitgeber kann lokale Pflichten auslösen
Die Tatsache, dass ein Unternehmen im Arbeitsstaat keine Tochtergesellschaft besitzt, bedeutet nicht automatisch, dass dort keine Arbeitgeberpflichten entstehen.
Arbeitnehmerstatus prüfen
Wohnsitz, Tätigkeitsort, Arbeitsvertrag und tatsächliche Arbeitsorganisation bilden die Grundlage der weiteren Payroll-Prüfung.
Lokale Arbeitgeberpflichten prüfen
Es ist zu klären, ob der ausländische Arbeitgeber Registrierungs-, Abrechnungs-, Einbehaltungs- oder Beitragsverpflichtungen im Arbeitsstaat erfüllt.
Zahlungen abstimmen
Gehalt, Bonus, Benefits und Equity Compensation müssen mit der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung abgestimmt werden.
Arbeitgeberrisiko
Kann das Homeoffice eine Betriebsstätte begründen?
Wenn ein Arbeitnehmer dauerhaft aus einem anderen Staat arbeitet, muss neben seiner persönlichen Steuerposition auch die Steuerposition des Arbeitgebers betrachtet werden.
Das DBA Schweiz–USA knüpft eine Betriebsstätte insbesondere an eine feste Geschäftseinrichtung, durch die die Tätigkeit eines Unternehmens ganz oder teilweise ausgeübt wird. Daneben können weitere Betriebsstättentatbestände relevant sein.
Ob ein Homeoffice diese Voraussetzungen erfüllt, hängt von den konkreten Umständen ab und sollte nicht allein anhand der Anzahl der Homeoffice-Tage entschieden werden.
- Dauer und Regelmäßigkeit des Homeoffice
- Stellung des Mitarbeiters im Unternehmen
- Interesse des Arbeitgebers an der lokalen Präsenz
- Verfügbarkeit anderer Arbeitsplätze
- Geschäftstätigkeit im Wohnsitzstaat
- Vertragsverhandlungen und Vertragsabschlüsse
- Leitungs- oder Managementfunktionen
Beispiele
Typische Remote-Work-Konstellationen
US-Unternehmen stellt Mitarbeiter in Zürich ein
Der Arbeitnehmer wohnt in der Schweiz und arbeitet ausschließlich aus Zürich. Er reist nur wenige Tage pro Jahr in die USA.
Schwerpunkt der Prüfung sind Schweizer Arbeitslohnbesteuerung, lokale Arbeitgeber- und Sozialversicherungspflichten sowie eine mögliche Schweizer steuerliche Präsenz des US-Unternehmens.
US-Mitarbeiter zieht in die Schweiz
Ein bisher in New York tätiger Arbeitnehmer zieht dauerhaft in die Schweiz, arbeitet aber unverändert für seinen bisherigen US-Arbeitgeber.
Der Wohnsitzwechsel kann Steueransässigkeit, Tätigkeitsort, Payroll und Sozialversicherung ändern. Eine frühere US-Payroll kann deshalb nicht ohne Prüfung unverändert fortgeführt werden.
Sechs Monate Remote Work aus der Schweiz
Ein Arbeitnehmer eines US-Unternehmens arbeitet vorübergehend für sechs Monate aus der Schweiz und soll danach wieder in die USA zurückkehren.
Hier muss zwischen Einkommensteuer und Sozialversicherung unterschieden werden. Für die Sozialversicherung kann insbesondere geprüft werden, ob eine qualifizierende Entsendung vorliegt.
Geschäftsführer führt US-Gesellschaft aus der Schweiz
Der einzige Geschäftsführer einer US-Gesellschaft lebt dauerhaft in der Schweiz und trifft von dort wesentliche Geschäftsentscheidungen.
Neben der persönlichen Lohnbesteuerung treten hier Unternehmensfragen in den Vordergrund: Geschäftsleitung, Betriebsstätte, Unternehmensansässigkeit und grenzüberschreitende Unternehmensbesteuerung.
Prüfung
Welche Informationen werden benötigt?
Arbeitnehmer
- Wohnsitz und Steueransässigkeit
- Staatsangehörigkeit / Green Card
- Arbeitsorte und Arbeitstage
- Beginn des Remote Work
- geplante Dauer
- Arbeitsvertrag
Arbeitgeber
- Sitz der Gesellschaft
- lokale Gesellschaften oder Niederlassungen
- bestehende Payroll
- Kostenweiterbelastungen
- Entsendungsvereinbarung
- lokaler Arbeitsplatz
Tätigkeit
- Aufgaben und Funktion
- Kundenkontakt
- Vertragsverhandlungen
- Unterschriftsvollmachten
- Managementfunktion
- geografischer Geschäftsbereich
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Weiterführende Fragen
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