Situation · Entsendung USA → Schweiz
Entsendung aus den USA in die Schweiz
Wird ein Arbeitnehmer von einem US-Arbeitgeber vorübergehend in die Schweiz entsandt, treffen Schweizer Einkommensteuer, Schweizer Payroll und Quellensteuer auf US Federal Tax, US Social Security und häufig weiterhin US-Steuererklärungs- und Reportingpflichten.
Besonders wichtig ist die Trennung von Einkommensteuer und Sozialversicherung: Eine echte Entsendung kann die US Social Security Coverage fortführen, obwohl die Arbeit physisch in der Schweiz ausgeübt wird.
Ausgangssituation
US-Arbeitsvertrag und Schweizer Arbeitsort müssen getrennt betrachtet werden
Bei einer klassischen Entsendung bleibt das Arbeitsverhältnis mit dem US-Arbeitgeber bestehen. Die Arbeitsleistung wird aber für einen begrenzten Zeitraum physisch in der Schweiz erbracht.
Dadurch können Schweizer Steuer-, Payroll- und Arbeitgeberpflichten entstehen, obwohl der Lohn weiterhin aus den USA gezahlt wird.
Gleichzeitig können US Citizens und bestimmte andere US-Steuerpflichtige weiterhin US Federal Tax und Reportingpflichten haben.
Drei Ebenen
Eine Entsendung USA → Schweiz umfasst drei getrennte Systeme
Schweizer Steueransässigkeit, Schweizer Arbeitstage, DBA und fortbestehende US-Steuerpflicht bestimmen.
Prüfen, ob aufgrund der Entsendungsregel weiterhin US Social Security statt Schweizer AHV gilt.
Schweizer Quellensteuer, Payroll-Administration, Arbeitgeberregistrierung und Betriebsstättenrisiken prüfen.
Schweizer Einkommensteuer
Arbeit in der Schweiz kann Schweizer Steuerpflicht auslösen
Personen mit steuerrechtlichem Wohnsitz oder Aufenthalt in der Schweiz unterliegen grundsätzlich der Schweizer unbeschränkten Steuerpflicht.
Das kann bei einer längeren Entsendung dazu führen, dass nicht nur der Schweizer Arbeitslohn, sondern grundsätzlich das weltweite Einkommen in die Schweizer Steuerveranlagung einbezogen werden muss, vorbehaltlich der internationalen Ausscheidungs- und DBA-Regeln.
Schweizer Wohnsitz
Wird in der Schweiz eine Wohnung begründet und der Lebensmittelpunkt hierher verlagert, kann bereits aufgrund des Wohnsitzes Schweizer Steuerpflicht entstehen.
Steuerrechtlicher Aufenthalt
Auch ohne klassischen Wohnsitz kann ein steuerrechtlicher Aufenthalt entstehen. Bei Erwerbstätigkeit sieht das Schweizer Recht grundsätzlich bereits ab einem Aufenthalt von mindestens 30 Tagen eine relevante Anknüpfung vor, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Kurze Entsendung ohne Schweizer Ansässigkeit
Auch wenn der US-Resident nicht Schweizer Steuerresident wird, kann die physisch in der Schweiz ausgeübte Arbeit eine beschränkte Schweizer Steuerpflicht begründen.
DBA Schweiz–USA
Kurzfristige Entsendungen können unter der 183-Tage-Regel weiterhin im US-Ansässigkeitsstaat besteuert werden
Nach Art. 15 des DBA Schweiz–USA darf der Tätigkeitsstaat grundsätzlich den Arbeitslohn besteuern, soweit die Beschäftigung dort ausgeübt wird.
Für kurzfristige Tätigkeiten gibt es jedoch eine Ausnahme. Der Arbeitslohn kann ausschliesslich im Ansässigkeitsstaat steuerbar bleiben, wenn mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind.
Der Aufenthalt in der Schweiz darf die nach dem DBA massgebende 183-Tage-Grenze nicht überschreiten.
Die Vergütung muss von oder für einen Arbeitgeber gezahlt werden, der nicht in der Schweiz ansässig ist.
Die Vergütung darf nicht von einer Schweizer Betriebsstätte oder festen Einrichtung des Arbeitgebers getragen werden.
US Federal Tax
Bei US Citizens endet die US-Steuerpflicht nicht durch die Entsendung
US Citizens bleiben grundsätzlich auch während einer mehrjährigen Entsendung in die Schweiz in den USA auf ihr weltweites Einkommen steuerpflichtig.
Der in der Schweiz erarbeitete Lohn muss deshalb grundsätzlich weiterhin in der US Federal Income Tax Return berücksichtigt werden.
Weltweites Einkommen bleibt grundsätzlich in der US-Steuererklärung zu deklarieren.
Die fortbestehende US Residency und eine mögliche treatybasierte Position müssen gesondert geprüft werden.
Prüfen, wann die nationale US Residency endet und ob eine Treaty Residence in der Schweiz entsteht.
Doppelbesteuerung
Besteuern sowohl die Schweiz als auch die USA denselben Arbeitslohn, muss die Doppelbesteuerung insbesondere über die DBA-Regeln und Foreign Tax Credits koordiniert werden.
Certificate of Coverage
Bei USA → Schweiz kommt das Certificate von der Social Security Administration
Bleibt der Arbeitnehmer aufgrund der Entsendungsregel dem US-System unterstellt, wird die US Coverage durch ein Certificate of Coverage dokumentiert.
Die Bescheinigung wird auf US-Seite von der Social Security Administration ausgestellt.
Das Certificate hat drei zentrale Funktionen
Es bestätigt die fortbestehende Unterstellung unter die US Social Security Laws.
Es dient als Nachweis für die abkommensrechtliche Befreiung von der entsprechenden Schweizer obligatorischen Coverage.
Es dokumentiert den Zeitraum, für den die besondere Zuordnung zum US-System gilt.
Schweizer Payroll & Quellensteuer
US Social Security Coverage verhindert nicht automatisch Schweizer Payrollpflichten
Das Certificate of Coverage betrifft die Sozialversicherung. Die Schweizer Einkommensteuer und Quellensteuer müssen separat analysiert werden.
Arbeitnehmer mit steuerrechtlichem Wohnsitz in der Schweiz, die keine Niederlassungsbewilligung C besitzen, können grundsätzlich der Schweizer Quellensteuer unterliegen.
| Thema | Prüfung bei US-Entsendung |
|---|---|
| Schweizer Quellensteuer | Aufenthaltsstatus, Wohnsitz, Bewilligung, Arbeitgeberstruktur und kantonale Zuständigkeit prüfen. |
| AHV / IV / EO | Bei gültiger US Coverage kann aufgrund des Sozialversicherungsabkommens eine Befreiung greifen. |
| UVG | Sozialversicherungsabkommen, konkreten Versicherungsschutz und arbeitsrechtliche Absicherung separat prüfen. |
| BVG | Prüfen, ob aufgrund der Entsendungs- und Versicherungsstruktur Schweizer BVG-Pflichten bestehen. |
| Schweizer Lohnausweis | Prüfen, welche Schweizer Bescheinigungs- und Deklarationspflichten entstehen. |
US-Arbeitgeber ohne Schweizer Gesellschaft
Nach Ende der Entsendungsbefreiung kann ANobAG relevant werden
Arbeitet eine Person in der Schweiz dauerhaft für einen US-Arbeitgeber ohne Schweizer Niederlassung, kann grundsätzlich die Schweizer Einordnung als Arbeitnehmer ohne beitragspflichtigen Arbeitgeber – ANobAG – relevant werden.
Das gilt insbesondere dann, wenn keine abkommensrechtliche US Social Security Coverage mehr besteht.
Bei Schweizer Sozialversicherungsunterstellung müssen Beiträge mit der zuständigen Ausgleichskasse koordiniert werden.
Auch ANobAG können der obligatorischen Schweizer Unfallversicherung unterliegen.
Je nach Status und Voraussetzungen muss auch die berufliche Vorsorge geprüft werden.
Bonus · RSU · Stock Options
US Equity Compensation wird durch den Schweizer Arbeitsort grenzüberschreitend
Entsandte Arbeitnehmer behalten häufig ihre bestehenden US-amerikanischen Bonus-, RSU- und Stock-Option-Pläne.
Für die Schweizer Besteuerung reicht es jedoch nicht, lediglich die US Payroll-Werte zu übernehmen.
Leistungszeitraum sowie US- und Schweizer Arbeitstage bestimmen.
Grant-to-Vest-Zeitraum und Arbeitstage während dieses Zeitraums analysieren.
Grant, Vesting, Exercise und die jeweiligen Dienstzeiträume getrennt behandeln.
US Retirement & Benefits
401(k), US Benefits und Schweizer Steuer müssen gemeinsam geprüft werden
Bei Entsendungen bleiben häufig US-amerikanische Arbeitgeberleistungen bestehen.
Dazu können 401(k)-Pläne, Health Plans, Deferred Compensation, Housing Allowances, Schulgeld oder Umzugskosten gehören.
| Benefit | Typische Frage |
|---|---|
| 401(k) | US-Beitragsbehandlung und Schweizer steuerliche Einordnung während der Entsendung. |
| Roth 401(k) / Roth IRA | Schweizer Qualifikation und Behandlung von Beiträgen, Vermögen und späteren Auszahlungen prüfen. |
| Health Insurance | US-Arbeitgeberdeckung und Schweizer Krankenversicherungspflichten koordinieren. |
| Housing Allowance | Prüfen, ob und in welchem Umfang die Leistung Schweizer steuerbaren Arbeitslohn darstellt. |
| Schulgeld | Arbeitgeberleistung und mögliche Schweizer Lohnkomponente analysieren. |
Arbeitstage
Geschäftsreisen zurück in die USA verändern die Lohnaufteilung
Viele entsandte Arbeitnehmer arbeiten nicht während der gesamten Entsendung ausschliesslich in der Schweiz.
Regelmässige Reisen zur US-Zentrale können dazu führen, dass ein Teil des Arbeitslohns weiterhin auf tatsächliche US-Arbeitstage entfällt.
| Tätigkeit | Typischer Arbeitsort |
|---|---|
| Tätigkeit im Schweizer Büro | Schweizer Arbeitstag |
| Schweizer Homeoffice | Schweizer Arbeitstag |
| Meeting in New York | US-Arbeitstag |
| Arbeit in Kalifornien | US-Arbeitstag mit zusätzlicher State-Tax-Prüfung |
| Privater US-Aufenthalt ohne Arbeit | Aufenthaltstag, aber grundsätzlich kein Arbeitstag |
US-Unternehmen
Der entsandte Arbeitnehmer kann für den US-Arbeitgeber Schweizer Unternehmenspflichten auslösen
Die persönliche Einkommensteuer des Mitarbeiters ist nur eine Seite der Entsendung.
Zusätzlich muss geprüft werden, welche Präsenz das US-Unternehmen durch die Tätigkeit in der Schweiz begründet.
Arbeitgeberrisiken getrennt analysieren
Büro, dauerhafter Arbeitsplatz oder bestimmte Funktionen können eine Betriebsstättenfrage aufwerfen.
Vertragsabschlussbefugnisse und tatsächliche Vertriebsfunktion müssen geprüft werden.
Arbeitgeber-, Quellensteuer- und weitere Schweizer Compliancepflichten können entstehen.
Beispiele
Typische Entsendungen USA → Schweiz
| Situation | Zentrale Fragen |
|---|---|
| US Citizen wird für zwei Jahre von Boston nach Zürich entsandt | Schweizer Steuer, US Federal Tax, Foreign Tax Credit, Certificate of Coverage und Quellensteuer. |
| Mitarbeiter aus New York arbeitet sechs Monate in Basel | DBA-183-Tage-Regel, Schweizer Quellensteuer, Arbeitgeber und Betriebsstätte. |
| US Manager wird für vier Jahre nach Genf entsandt | Schweizer Ansässigkeit, US Social Security Coverage, Schweizer Tax und US Worldwide Tax. |
| Entsendung wird nach vier Jahren dauerhaft verlängert | Ende der Detached-Worker-Befreiung, Schweizer AHV und mögliche ANobAG-/lokale Payroll-Struktur. |
| US Sales Director schliesst aus Zürich Verträge ab | Schweizer Einkommensteuer, Payroll sowie Betriebsstätten- und Vertreterrisiken des US-Unternehmens. |
| RSUs wurden vor Entsendung in den USA granted und vesten in Zürich | Grant-to-Vest-Arbeitstage, Schweizer Besteuerung, US Tax und gegebenenfalls State Sourcing. |
Rückkehr in die USA
Auch das Ende der Entsendung sollte von Beginn an geplant werden
Bei einer echten Entsendung steht grundsätzlich bereits zu Beginn fest, dass der Einsatz zeitlich begrenzt ist. Trotzdem können beim Rückzug in die USA erneut steuerliche Schnittstellen entstehen.
Wegzugsdatum und verbleibende Schweizer Steueranknüpfungen bestimmen.
Konten, Pensionsansprüche und andere Schweizer Vermögenswerte nach der Rückkehr prüfen.
Spätere Bonus- oder RSU-Zahlungen können weiterhin einen Schweizer Dienstzeitanteil enthalten.
Unsere Vorgehensweise
Entsendung USA → Schweiz vollständig strukturieren
Arbeitgeber, bestehendes Arbeitsverhältnis, Dauer und Rückkehrplanung erfassen.
Schweizer und US-Steuerstatus sowie DBA-Ansässigkeit bestimmen.
US Certificate of Coverage, Schweizer Quellensteuer und Payrollpflichten koordinieren.
RSUs, Bonus, Benefits und mögliche Schweizer Unternehmensrisiken analysieren.
Typische Unterlagen
- US-Arbeitsvertrag
- Entsendungsvereinbarung
- Beginn und geplantes Ende
- Nachweis des bisherigen Arbeitsverhältnisses
- US Citizenship / Green Card / Visa Status
- Schweizer Aufenthaltsbewilligung
- Wohnung in der Schweiz
- weiter bestehende US-Wohnung
- Familienwohnsitz
- Arbeitstagekalender
- US Form W-2
- US Payroll Statements
- Schweizer Payroll-Unterlagen
- Certificate of Coverage
- 401(k)-Unterlagen
- Bonusvereinbarungen
- RSU- und Optionspläne
- Grant- und Vesting-Daten
- Funktionsbeschreibung
- Vertragsabschlussbefugnisse
Typische Fehler
Was bei Entsendungen aus den USA in die Schweiz häufig falsch eingeschätzt wird
| Fehlannahme | Risiko |
|---|---|
| „Ich bleibe bei meinem US-Arbeitgeber, also zahle ich nur in den USA Steuer.“ | Schweizer Arbeitsort und Schweizer Steueransässigkeit werden übersehen. |
| „Ich zahle weiter Social Security, also schulde ich keine Schweizer Steuer.“ | Einkommensteuer und Sozialversicherung werden vermischt. |
| „Unter fünf Jahren bin ich in der Schweiz steuerfrei.“ | Die fünf Jahre betreffen die Sozialversicherungsregel, nicht die Einkommensteuer. |
| „Unter 183 Tagen gibt es nie Schweizer Steuer.“ | Arbeitgeber- und Betriebsstättenvoraussetzungen des DBA werden nicht geprüft. |
| „Das US Certificate of Coverage erledigt die Schweizer Payroll.“ | Quellensteuer und andere Schweizer Arbeitgeberpflichten bleiben unbeachtet. |
| „Mein W-2 zeigt den richtigen steuerbaren Lohn für die Schweiz.“ | Schweizer Bewertung und Behandlung von Benefits und Equity Compensation werden übersehen. |
| „US RSUs werden vollständig in den USA besteuert.“ | Schweizer Arbeitstage während des Vestingzeitraums bleiben unberücksichtigt. |
| „Nach fünf Jahren verlängern wir die Entsendung einfach weiter.“ | Die sozialversicherungsrechtliche Ausgangslage kann sich grundlegend ändern. |
Fachartikel & Situationen
Weiterführende Themen
Beratung Schweiz–USA
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Wir prüfen Schweizer und US-Steuer, DBA, Quellensteuer, US Social Security, Certificate of Coverage, Schweizer Payroll, 401(k), Bonus und Equity Compensation sowie mögliche Schweizer Arbeitgeberrisiken des US-Unternehmens.
Entsendung USA–Schweiz prüfen
Social Security oder AHV
Eine echte US-Entsendung kann die US Social Security Coverage bis zu fünf Jahre fortführen
Ohne Sonderregel würde eine Beschäftigung in der Schweiz grundsätzlich dem Schweizer Sozialversicherungssystem unterliegen.
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA enthält jedoch eine Entsendungsausnahme.
US-Arbeitgeber entsendet in die Schweiz
Wird ein Arbeitnehmer von einem Arbeitgeber mit Geschäftstätigkeit in den USA vorübergehend in die Schweiz entsandt, kann er weiterhin ausschliesslich dem US Social Security System unterliegen.
Maximale voraussichtliche Dauer
Die Beschäftigung in der Schweiz muss bei Beginn voraussichtlich höchstens fünf Jahre dauern.
Arbeitsverhältnis muss bereits bestanden haben
Für die Detached-Worker-Regel muss das Arbeitsverhältnis grundsätzlich bereits vor dem Transfer bestanden haben.
US-Gesellschaft oder Affiliate
Das Abkommen kann unter bestimmten Voraussetzungen auch Transfers zu einer verbundenen Gesellschaft in der Schweiz erfassen. Die konkrete US-Coverage-Struktur muss dabei geprüft werden.