US-Arbeitgeber · Schweizer Beschäftigung
US-Arbeitgeber und Schweizer Payroll
Arbeitet eine Person dauerhaft aus der Schweiz für ein US-Unternehmen, stellt sich nicht nur die Frage der Schweizer Einkommensteuer. Zu prüfen sind auch AHV, IV, EO, ALV, Unfallversicherung, berufliche Vorsorge, Quellensteuer, Lohndokumentation und mögliche Arbeitgeberregistrierungen.
Dass der Arbeitsvertrag mit einem US-Unternehmen besteht und der Lohn aus den USA gezahlt wird, verhindert Schweizer Arbeitgeber- und Sozialversicherungspflichten nicht automatisch.
Ausgangspunkt
Der tatsächliche Arbeitsort ist wichtiger als der Sitz des Arbeitgebers
Ein Arbeitnehmer kann einen US-Arbeitsvertrag haben, sein Gehalt in US-Dollar erhalten und organisatorisch vollständig einem US-Team zugeordnet sein – und trotzdem aus Schweizer Sicht dauerhaft in der Schweiz beschäftigt sein.
Für Sozialversicherung und verschiedene Arbeitgeberpflichten ist entscheidend, wo die Erwerbstätigkeit tatsächlich ausgeübt wird.
Bei dauerhaftem Homeoffice in Zürich, Bern, Basel oder einem anderen Schweizer Ort sollte deshalb nicht davon ausgegangen werden, dass allein wegen des US-Arbeitgebers ausschliesslich US Payroll gilt.
Zuerst qualifizieren
Drei Beschäftigungssituationen müssen unterschieden werden
Der Arbeitnehmer lebt und arbeitet dauerhaft in der Schweiz für ein US-Unternehmen. Hier ist grundsätzlich von einer Schweizer Sozialversicherungszuordnung auszugehen, sofern keine besondere Ausnahme greift.
Der US-Arbeitgeber entsendet einen bereits in den USA beschäftigten Arbeitnehmer zeitlich begrenzt in die Schweiz. Dann kann das Sozialversicherungsabkommen die US Coverage fortführen.
Arbeitet die Person regelmässig sowohl in der Schweiz als auch in den USA, müssen die Regeln des Sozialversicherungsabkommens und die konkrete Beschäftigung gesondert analysiert werden.
AHV oder US Social Security
Das Sozialversicherungsabkommen bestimmt, welchem System die Tätigkeit unterliegt
Zwischen der Schweiz und den USA besteht ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen.
Sein Grundprinzip ist die territoriale Zuordnung: Eine unselbständige Tätigkeit unterliegt grundsätzlich dem Sozialversicherungssystem des Staates, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird.
Dauerhafte Arbeit in der Schweiz
Wird eine Person vom US-Unternehmen für eine auf Dauer angelegte Tätigkeit in der Schweiz beschäftigt oder erst in der Schweiz eingestellt, spricht das grundsätzlich für die Anwendung der Schweizer Sozialversicherung.
Entsendung aus den USA
Eine wichtige Ausnahme besteht, wenn ein US-Arbeitgeber einen Arbeitnehmer vorübergehend in die Schweiz entsendet.
Ist die Entsendung voraussichtlich auf höchstens fünf Jahre begrenzt und sind die weiteren Voraussetzungen erfüllt, kann die Person grundsätzlich weiterhin ausschliesslich dem US Social Security System unterliegen.
Certificate of Coverage
Die fortbestehende US-Unterstellung sollte durch ein Certificate of Coverage nachgewiesen werden.
Typische Zuordnung
Wann spricht die Ausgangslage für Schweizer Sozialversicherung?
| Situation | Typischer Ausgangspunkt |
|---|---|
| US-Unternehmen stellt Arbeitnehmer direkt für dauerhafte Tätigkeit in der Schweiz ein | Schweizer Sozialversicherung. |
| Arbeitnehmer zieht dauerhaft in die Schweiz und arbeitet von dort für bisherigen US-Arbeitgeber weiter | Schweizer Sozialversicherung grundsätzlich prüfen; keine automatische Fortführung von FICA. |
| US-Arbeitgeber entsendet Arbeitnehmer für maximal fünf Jahre vorübergehend in die Schweiz | US Social Security kann bei erfüllten Entsendevoraussetzungen fortgeführt werden. |
| Arbeitnehmer wird für mehr als fünf Jahre in die Schweiz versetzt | Schweizer System grundsätzlich im Vordergrund. |
| Regelmässige Tätigkeit in beiden Staaten | Einzelfallprüfung nach Sozialversicherungsabkommen. |
Ausländischer Arbeitgeber ohne Schweizer Niederlassung
ANobAG: Arbeitnehmer ohne beitragspflichtigen Arbeitgeber
Hat der US-Arbeitgeber keine Schweizer Niederlassung und unterliegt der Arbeitnehmer trotzdem dem Schweizer Sozialversicherungssystem, kann die besondere ANobAG-Konstellation relevant werden.
Die fehlende Schweizer Gesellschaft beseitigt die Sozialversicherung nicht
Arbeitnehmer, die in der Schweiz für einen ausländischen Arbeitgeber ohne Schweizer Niederlassung arbeiten, können trotzdem den schweizerischen Sozialversicherungspflichten unterliegen.
Die Tätigkeit muss bei der zuständigen Ausgleichskasse eingeordnet und gegebenenfalls abgerechnet werden.
Auch bei einer ANobAG-Konstellation ist die obligatorische Unfallversicherung zu berücksichtigen.
Abhängig von der konkreten Unterstellung und den gesetzlichen Voraussetzungen ist zusätzlich die berufliche Vorsorge zu prüfen.
Zuständige Ausgleichskasse
Bei einer Person mit Wohnsitz und Tätigkeit in der Schweiz sollte frühzeitig mit der zuständigen kantonalen Ausgleichskasse geklärt werden, wie die Beiträge abzurechnen sind.
Wer zahlt Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge?
Die praktische Abrechnung bei einem Arbeitgeber ausserhalb der Schweiz unterscheidet sich von einer normalen Schweizer Payroll. Je nach rechtlicher Konstellation kann der Arbeitnehmer selbst gegenüber den Schweizer Sozialversicherungsträgern abrechnen müssen.
Wirtschaftlich sollte deshalb im Arbeitsvertrag klar geregelt werden, wie Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile getragen werden und wer die Schweizer Administration übernimmt.
Unfallversicherung
Auch bei einem US-Arbeitgeber kann Schweizer UVG erforderlich sein
Arbeitnehmende, die in der Schweiz beschäftigt werden, unterliegen grundsätzlich der obligatorischen Unfallversicherung nach UVG, soweit keine besondere internationale Ausnahme greift.
Berufsunfälle
Obligatorisch versicherte Arbeitnehmer sind grundsätzlich gegen Berufsunfälle und Berufskrankheiten versichert.
Nichtberufsunfälle
Wer beim gleichen Arbeitgeber mindestens acht Stunden pro Woche arbeitet, ist grundsätzlich zusätzlich gegen Nichtberufsunfälle versichert.
Suva oder privater Versicherer
Ob die Suva oder ein zugelassener privater Unfallversicherer zuständig ist, hängt insbesondere von der betrieblichen Tätigkeit ab.
Berufliche Vorsorge
Auch die Schweizer Pensionskassenpflicht muss geprüft werden
Eine Schweizer Sozialversicherungsunterstellung kann neben AHV/IV/EO und Unfallversicherung weitere Folgen für die berufliche Vorsorge haben.
Ob eine obligatorische BVG-Unterstellung besteht, hängt unter anderem vom Alter, der Dauer des Arbeitsverhältnisses, dem AHV-pflichtigen Lohn und der konkreten Beschäftigungssituation ab.
Bei einem ausländischen Arbeitgeber ohne eigene Schweizer Vorsorgeeinrichtung muss deshalb geklärt werden, über welche Einrichtung eine erforderliche berufliche Vorsorge umgesetzt werden kann.
Schweizer Payroll
Welche Positionen eine Schweizer Payroll typischerweise abbilden muss
| Position | Prüfung |
|---|---|
| Bruttolohn | Schweizer steuer- und sozialversicherungsrechtlich massgebenden Lohn bestimmen. |
| Bonus | Bonuszahlungen grundsätzlich in Payroll und grenzüberschreitende Arbeitszeiträume einordnen. |
| RSUs / Stock Options | Schweizer Mitarbeiterbeteiligungsregeln, Vesting Allocation und Arbeitgeberreporting prüfen. |
| AHV / IV / EO | Sozialversicherungsunterstellung und beitragspflichtigen Lohn bestimmen. |
| ALV | Schweizer Unterstellung und Beitragsberechnung im konkreten Fall prüfen. |
| UVG | Unfallversicherer und Versicherungsumfang bestimmen. |
| BVG | Obligatorische berufliche Vorsorge und Vorsorgeeinrichtung prüfen. |
| Quellensteuer | Aufenthaltsstatus, Kanton und Schuldner der steuerbaren Leistung bestimmen. |
| Lohnausweis | Schweizer Lohn- und Nebenleistungen korrekt dokumentieren. |
Schweizer Einkommensteuer
Quellensteuer und ausländischer Arbeitgeber müssen getrennt geprüft werden
Ausländische Arbeitnehmer mit Schweizer Wohnsitz können je nach Aufenthaltsstatus grundsätzlich der Schweizer Quellensteuer unterliegen.
Bei einem Arbeitgeber, der selbst keinen Sitz, keine Betriebsstätte und keinen anderen schweizerischen Schuldner der steuerbaren Leistung hat, ist jedoch zusätzlich zu prüfen, ob überhaupt ein Schweizer Quellensteuerabzug über den Arbeitgeber erfolgt.
Ausländischer Arbeitgeber ohne Schweizer Präsenz
Wird der Lohn unmittelbar von einem nicht in der Schweiz ansässigen Arbeitgeber bezahlt, kann anstelle eines normalen Quellensteuerabzugs eine ordentliche Schweizer Veranlagung des Arbeitnehmers erforderlich sein.
Schweizer Betriebsstätte
Wird der Lohn dagegen von einer Schweizer Betriebsstätte des ausländischen Arbeitgebers getragen, kann eine Quellensteuerpflicht entstehen.
Faktischer Arbeitgeber
Bei konzerninternen Entsendungen kann zudem eine Schweizer Gesellschaft als faktischer Arbeitgeber qualifizieren, obwohl der formelle Arbeitsvertrag weiterhin mit dem US-Unternehmen besteht.
Arbeitgeberrisiko
Schweizer Payroll bedeutet nicht automatisch Schweizer Betriebsstätte
Sozialversicherungs- und Payrollpflichten auf Arbeitnehmerseite müssen von der Unternehmensbesteuerung des US-Arbeitgebers getrennt werden.
Ein US-Unternehmen kann Schweizer Arbeitgeberpflichten haben, ohne deshalb automatisch eine Schweizer Betriebsstätte zu besitzen.
Umgekehrt kann die Tätigkeit des Schweizer Mitarbeiters unter bestimmten Umständen eine Betriebsstätten- oder andere Unternehmenssteuerfrage auslösen.
Zu prüfen ist insbesondere, ob das Homeoffice dem US-Unternehmen tatsächlich als Geschäftseinrichtung zur Verfügung steht.
Tätigkeit, Seniorität, Entscheidungsbefugnisse und Rolle im Kerngeschäft können für die Analyse wichtig sein.
Befugnisse zum Abschluss oder zur wesentlichen Verhandlung von Verträgen können zusätzliche Betriebsstättenfragen auslösen.
US Payroll
Was passiert mit FICA und US Payroll?
Die Schweizer Unterstellung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche US-Payroll-Positionen unverändert weiterlaufen sollten.
Das Sozialversicherungsabkommen soll gerade verhindern, dass dieselbe Beschäftigung gleichzeitig den Sozialversicherungssystemen beider Staaten unterliegt.
| Situation | Sozialversicherungsrichtung |
|---|---|
| Dauerhaft Schweizer Coverage | US Social Security / Medicare für dieselbe Tätigkeit grundsätzlich im Licht des Abkommens überprüfen. |
| Gültige US-Entsendung | US Social Security kann weiterlaufen; Schweizer Sozialversicherungsbefreiung nachweisen. |
| US Citizen mit Schweizer Coverage | Citizenship allein bedeutet nicht, dass neben Schweizer Beiträgen zwingend zusätzlich FICA auf dieselbe unselbständige Tätigkeit anfällt. |
Bonus & Equity Compensation
US Payroll-Daten können von der Schweizer Lohnabrechnung abweichen
Bei international mobilen Arbeitnehmern sind Bonuszahlungen, RSUs und Stock Options besonders fehleranfällig.
Ein Betrag, der im US W-2 als Compensation ausgewiesen wird, muss nicht zwingend in gleicher Höhe und im gleichen Zeitraum Schweizer Erwerbseinkommen darstellen.
Bei RSUs und bestimmten Optionen können Grant, Vesting, Exercise sowie die während der Vestingperiode geleisteten Arbeitstage entscheidend sein.
Unsere Vorgehensweise
Schweizer Payroll für einen US-Arbeitgeber systematisch einrichten
Dauerhafte Schweizer Tätigkeit, Entsendung oder Mehrstaatentätigkeit voneinander abgrenzen.
AHV oder US Social Security bestimmen und gegebenenfalls Certificate of Coverage prüfen.
Ausgleichskasse, ANobAG, UVG, BVG, Quellensteuer und Lohndokumentation einordnen.
Homeoffice, Betriebsstätte, Equity Compensation und laufende Compliance separat prüfen.
Typische Unterlagen
- US-Arbeitsvertrag
- Datum des Schweizer Zuzugs
- Schweizer Arbeitsort
- Homeoffice-Vereinbarung
- geplanter Beschäftigungszeitraum
- Entsendungsvereinbarung
- US Payroll Statements
- US Form W-2
- Bruttolohn und Nebenleistungen
- Bonusvereinbarungen
- RSU- und Optionspläne
- 401(k) und weitere Benefits
- Krankenversicherungsleistungen
- bestehendes Certificate of Coverage
- US Workers' Compensation
- Schweizer Aufenthaltsbewilligung
- Funktion und Aufgaben des Mitarbeiters
- Vertragsabschlussbefugnisse
- US-Unternehmensstruktur
- bestehende Schweizer Konzerngesellschaften
Typische Fehler
Was bei US-Arbeitgebern mit Arbeitnehmern in der Schweiz häufig übersehen wird
| Fehlannahme | Risiko |
|---|---|
| „Der Arbeitgeber sitzt in den USA, also gilt nur US Payroll.“ | Schweizer Sozialversicherungs- und Arbeitgeberpflichten werden übersehen. |
| „Der Mitarbeiter zahlt weiter FICA, also braucht es keine AHV.“ | Das Sozialversicherungsabkommen und das Erwerbsortsprinzip werden nicht geprüft. |
| „Jeder Mitarbeiter eines US-Unternehmens ist automatisch entsandt.“ | Dauerhafte Schweizer Beschäftigung wird fälschlich als temporäre Entsendung behandelt. |
| „Ohne Schweizer Tochtergesellschaft gibt es keine Schweizer Sozialversicherung.“ | ANobAG- und Ausgleichskassenpflichten werden übersehen. |
| „US Workers' Compensation genügt für die Schweiz.“ | Schweizer UVG-Unterstellung wird nicht geprüft. |
| „401(k) ersetzt eine Schweizer Pensionskasse.“ | US Benefits und Schweizer BVG werden miteinander vermischt. |
| „Schweizer AHV bedeutet automatisch Schweizer Quellensteuer.“ | Sozialversicherung und Schuldner der steuerbaren Leistung werden nicht getrennt geprüft. |
| „Schweizer Payroll bedeutet automatisch Betriebsstätte.“ | Arbeitgeber-Compliance und Unternehmenssteuer werden unzulässig gleichgesetzt. |
| „Der W-2-Wert der RSUs ist automatisch der Schweizer Lohnwert.“ | Schweizer Mitarbeiterbeteiligungsregeln und internationale Vesting Allocation fehlen. |
Fachartikel & Situationen
Weiterführende Themen
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