Situation · Schweizer Arbeitgeber · US-Wohnsitz
Schweizer Arbeitgeber bei US-Wohnsitz
Zieht ein Arbeitnehmer in die USA und arbeitet dort weiterhin für seinen Schweizer Arbeitgeber, ändern sich die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Regeln grundlegend. Der Schweizer Arbeitsvertrag bleibt bestehen, der tatsächliche Arbeitsort verlagert sich aber in die USA.
Zu prüfen sind US Federal Tax, State Tax, US Payroll, Schweizer Quellensteuer, Sozialversicherung, Entsendung, Bonus und Equity Compensation sowie mögliche steuerliche Folgen für den Schweizer Arbeitgeber.
Ausgangssituation
Arbeitgeber, Wohnsitz und Arbeitsort liegen nicht mehr im gleichen Staat
Ein Arbeitnehmer kann weiterhin bei einer Schweizer AG oder GmbH angestellt sein, seinen Lohn aus der Schweiz erhalten und trotzdem aufgrund seines Wohn- und Arbeitsorts überwiegend dem US-Steuersystem unterliegen.
Für die steuerliche Quellenzuordnung von Arbeitslohn ist grundsätzlich der Ort relevant, an dem die persönlichen Dienstleistungen tatsächlich erbracht werden. Die IRS-Regeln stellen ausdrücklich nicht darauf ab, wo der Arbeitsvertrag abgeschlossen oder der Lohn ausgezahlt wird.
Bei Arbeit teilweise in der Schweiz und teilweise in den USA wird der Arbeitslohn regelmässig anhand der tatsächlichen Arbeitstage aufgeteilt.
Zuerst unterscheiden
Drei typische Konstellationen
Der Arbeitnehmer verlegt seinen Wohnsitz in die USA und arbeitet dort auf Dauer weiter für den Schweizer Arbeitgeber. US Tax, State Tax und US Payroll stehen dann im Vordergrund.
Der Arbeitnehmer wird für einen von Anfang an befristeten Zeitraum in die USA geschickt und soll anschliessend in die Schweiz zurückkehren. Dann können besondere DBA- und Sozialversicherungsregeln greifen.
Der Arbeitnehmer arbeitet regelmässig sowohl in den USA als auch in der Schweiz. Einkommensteuer, Payroll und Sozialversicherung müssen dann nach den jeweiligen Regeln koordiniert werden.
US Federal Tax
Bei US-Steueransässigkeit wird der Schweizer Arbeitslohn Teil der US-Steuererklärung
US Citizens und US Resident Aliens unterliegen grundsätzlich der US-Besteuerung ihres weltweiten Einkommens.
Das gilt auch für Arbeitslohn eines Schweizer Arbeitgebers. Der Umstand, dass die Vergütung aus der Schweiz kommt, macht sie nicht zu steuerfreiem ausländischem Einkommen.
Green Card oder Substantial Presence
Bei Personen ohne US Citizenship ist zunächst zu bestimmen, ab welchem Zeitpunkt US Federal Tax Residency besteht.
Relevant können insbesondere Green Card Test, Substantial Presence Test und im Einzelfall die DBA-Ansässigkeit sein.
Lohn für Arbeit in den USA
Vergütung für physisch in den USA ausgeübte Arbeit ist grundsätzlich US-source compensation.
Schweizer Arbeitstage
Wird ein Teil der Tätigkeit physisch in der Schweiz ausgeübt, kann dieser Anteil für US-Source-Zwecke anders einzuordnen sein. Bei Arbeit in beiden Ländern erfolgt die Zuordnung von Arbeitslohn grundsätzlich zeitanteilig nach Arbeitstagen, sofern keine besondere Regel greift.
Schweizer Steuer
Nach dem Wegzug ist der Schweizer Arbeitgeber allein kein Grund für volle Schweizer Lohnbesteuerung
Wird der Schweizer Steuerwohnsitz beendet, endet grundsätzlich auch die unbeschränkte Schweizer Steuerpflicht.
Für Personen ohne Schweizer Wohnsitz ist bei Arbeitslohn insbesondere entscheidend, ob die unselbständige Tätigkeit physisch in der Schweiz ausgeübt wird. Die ESTV nennt dies ausdrücklich als Voraussetzung für die Schweizer Quellensteuerpflicht bei im Ausland wohnhaften Arbeitnehmern.
| Tätigkeit | Schweizer Ausgangspunkt |
|---|---|
| Arbeit ausschliesslich physisch in den USA | Der Schweizer Arbeitgeber allein begründet grundsätzlich keine Schweizer Lohnsteuer für diese US-Arbeitstage. |
| Regelmässige Arbeitstage in der Schweiz | Schweizer Besteuerungsrecht für den entsprechenden Arbeitsanteil prüfen. |
| Geschäftsreisen in die Schweiz | Schweizer Arbeitstage und DBA-Ausnahme separat prüfen. |
| Verwaltungsratsvergütung | Besondere Quellensteuer- und DBA-Regeln können gelten. |
| Bonus / Equity Compensation | Leistungs- beziehungsweise Vestingzeitraum und frühere Schweizer Arbeitstage können relevant bleiben. |
DBA Schweiz–USA
Bei kurzfristigen Arbeitseinsätzen kann die 183-Tage-Regel entscheidend sein
Das DBA Schweiz–USA enthält für unselbständige Arbeit eine Ausnahme, nach der Arbeitslohn trotz Tätigkeit im anderen Staat im Ansässigkeitsstaat verbleiben kann, wenn mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind.
Für einen in der Schweiz ansässigen Arbeitnehmer, der in den USA arbeitet, nennt die IRS-Verwaltung insbesondere:
Der Aufenthalt in den USA darf die treatyrechtliche 183-Tage-Grenze nicht überschreiten.
Die Vergütung muss von oder für einen Arbeitgeber gezahlt werden, der nicht in den USA ansässig ist.
Die Vergütung darf nicht von einer US-Betriebsstätte oder festen Einrichtung des Arbeitgebers getragen werden.
Bei einem dauerhaften Umzug in die USA ist diese Kurzzeitregel dagegen regelmässig nicht das zentrale Planungsinstrument. Dann muss zunächst die neue US-Ansässigkeit und die dauerhafte Beschäftigungssituation analysiert werden.
US Payroll
Ein Schweizer Arbeitgeber kann in den USA Arbeitgeberpflichten auslösen
Wird ein Arbeitnehmer dauerhaft in den USA beschäftigt, reicht es nicht aus, die bestehende Schweizer Lohnabrechnung unverändert weiterzuführen.
Zu prüfen sind insbesondere Federal Payroll Tax, Social Security und Medicare sowie die Arbeitgeberpflichten des jeweiligen Bundesstaates.
US Payroll ist mehr als Federal Income Tax
Federal withholding, Social Security, Medicare und erforderliche US-Arbeitgeberregistrierungen prüfen.
State withholding, unemployment insurance und weitere lokale Arbeitgeberpflichten hängen vom Arbeitsstaat ab.
Prüfen, welche Schweizer Abzüge nach dem Wechsel des Arbeitsorts noch sachgerecht oder erforderlich sind.
AHV oder US Social Security
Das Sozialversicherungsabkommen kann Schweizer AHV vorübergehend fortführen
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA soll vermeiden, dass ein Arbeitnehmer für dieselbe Tätigkeit gleichzeitig dem Schweizer und dem US-amerikanischen Sozialversicherungssystem unterliegt.
Grundregel: Arbeitsstaat
Bei einer dauerhaft in den USA ausgeübten Beschäftigung gilt grundsätzlich das US-System.
Entsendung aus der Schweiz
Eine wichtige Ausnahme besteht, wenn ein Schweizer Arbeitgeber einen bereits beschäftigten Arbeitnehmer vorübergehend in die USA entsendet.
Ist der Einsatz voraussichtlich auf höchstens fünf Jahre begrenzt und sind die weiteren Voraussetzungen erfüllt, kann die Person grundsätzlich weiterhin dem Schweizer Sozialversicherungssystem unterliegen.
Certificate of Coverage
Die fortbestehende Schweizer Unterstellung wird durch ein Certificate of Coverage der zuständigen Schweizer Ausgleichskasse nachgewiesen.
Dauerhafter Transfer
Ein Arbeitnehmer, der dauerhaft in die USA wechselt, sollte dagegen nicht allein aufgrund seines fortbestehenden Schweizer Arbeitsvertrags weiterhin als Schweizer Sozialversicherungsfall behandelt werden.
Arbeit in beiden Staaten
Arbeitstage werden zum zentralen Nachweis
Arbeitet die Person nicht ausschliesslich in den USA, sondern reist regelmässig zur Schweizer Zentrale, muss der Arbeitslohn gegebenenfalls nach tatsächlichen Arbeitstagen aufgeteilt werden.
| Tag | Typische Einordnung |
|---|---|
| Homeoffice in den USA | US-Arbeitstag. |
| Arbeit im Schweizer Büro | Schweizer Arbeitstag; Schweizer Steuerfolgen prüfen. |
| Kundentermin in den USA | US-Arbeitstag. |
| Kundentermin in der Schweiz | Schweizer Arbeitstag. |
| Reiner Reisetag | Nach tatsächlicher Tätigkeit und anwendbarer Zuordnungsmethode prüfen. |
Die IRS-Regeln sehen bei Dienstleistungen, die teilweise in und teilweise ausserhalb der USA erbracht werden, grundsätzlich eine zeitbezogene Aufteilung vor. Arbeitstage sollten deshalb laufend und nicht erst am Jahresende rekonstruiert werden.
State Tax
Der Bundesstaat ist für die praktische Steuerbelastung oft entscheidend
Nach dem Umzug in die USA muss neben Federal Tax immer der konkrete Bundesstaat geprüft werden.
State Residency, Lohnsteuer, Arbeitgeberregistrierung, Arbeitslosenversicherung und die steuerliche Behandlung von Equity Compensation unterscheiden sich teilweise erheblich.
Umfangreiche Income-Tax- und Sourcing-Regeln können insbesondere bei Bonus und Equity Compensation relevant sein.
Residency-, Domicile- und besondere Telecommuting-Regeln können die Analyse beeinflussen.
Auch dort können Payroll-, Unemployment- und andere Arbeitgeberpflichten bestehen.
Bonus · RSU · Stock Options
Vergütung aus Schweizer Arbeitsjahren kann nach dem US-Umzug weiterwirken
Bei mehrjähriger variabler Vergütung ist der Zeitpunkt der Auszahlung allein häufig nicht ausreichend.
Ein Bonus oder ein RSU-Vesting nach dem Umzug kann teilweise auf Arbeit zurückzuführen sein, die noch während des Schweizer Wohnsitzes oder physisch in der Schweiz erbracht wurde.
Leistungszeitraum und tatsächliche Arbeitstage bestimmen, bevor die Zahlung einem Staat zugeordnet wird.
Grant-to-Vest-Zeitraum und internationale Arbeitstage können für die Aufteilung relevant sein.
Grant, Vesting, Exercise und die zugrunde liegenden Dienstzeiten separat analysieren.
Schweizer Benefits
Pensionskasse und Schweizer Benefits müssen nach dem US-Wechsel neu eingeordnet werden
Eine fortbestehende Schweizer Beschäftigung kann mit Pensionskasse, Versicherungen, Bonusprogrammen und anderen Arbeitgeberleistungen verbunden sein.
Deren Schweizer Behandlung beantwortet jedoch nicht automatisch, wie sie für US-Steuerzwecke zu behandeln sind.
| Benefit | Prüfung |
|---|---|
| Schweizer Pensionskasse | Fortführung, Freizügigkeit, Beiträge und US-steuerliche Einordnung prüfen. |
| Säule 3a | Nach dem Wegzug Voraussetzungen für weitere Beiträge und US-Behandlung prüfen. |
| Arbeitgeberversicherungen | Schweizer Deckung und mögliche US-Anforderungen getrennt analysieren. |
| Spesen und Allowances | Schweizer Payroll-Behandlung und US Taxable Compensation können voneinander abweichen. |
Schweizer Arbeitgeber
Ein dauerhaft in den USA tätiger Mitarbeiter kann auch für das Schweizer Unternehmen Folgen haben
Neben der persönlichen Besteuerung des Arbeitnehmers muss geprüft werden, welche Präsenz der Schweizer Arbeitgeber durch den US-Arbeitsplatz erzeugt.
Arbeitnehmersteuer und Unternehmenssteuer getrennt prüfen
Die Beschäftigung kann Registrierungs- und Arbeitgeberpflichten auf Federal- und State-Ebene auslösen.
Ein dauerhaftes US-Homeoffice oder Büro kann je nach Tätigkeit eine US-Betriebsstättenfrage aufwerfen.
Vertriebs- und Abschlussbefugnisse des Mitarbeiters können zusätzliche steuerliche Risiken erzeugen.
Management aus den USA
Bei leitenden Personen sollte zusätzlich geprüft werden, ob wesentliche Geschäftsentscheidungen dauerhaft aus den USA getroffen werden und welche steuerlichen Folgen daraus für die Schweizer Gesellschaft entstehen können.
Beispiele
Typische Fälle mit Schweizer Arbeitgeber und US-Wohnsitz
| Situation | Zentrale Fragen |
|---|---|
| Arbeitnehmer zieht dauerhaft von Zürich nach Kalifornien und arbeitet weiter für Schweizer AG | US Federal Tax, California Tax, US Payroll, Ende Schweizer Steuerpflicht und Sozialversicherung. |
| Schweizer AG entsendet Manager für drei Jahre nach New York | DBA, US Tax Residency, New York Tax, Certificate of Coverage und Schweizer AHV. |
| US-Resident reist monatlich für Meetings in die Schweiz | Schweizer Arbeitstage, Quellensteuer, DBA und internationale Lohnaufteilung. |
| RSUs vesten nach dem Umzug in die USA | Grant-to-Vest-Zeitraum, Schweizer und US-Arbeitstage sowie State-Sourcing prüfen. |
| Schweizer Vertriebsleiter baut von Texas aus US-Markt auf | US Payroll, State Nexus, Betriebsstätte und Vertragsbefugnisse des Mitarbeiters. |
| Schweizer CEO zieht dauerhaft in die USA | Persönliche US Tax sowie mögliche weitergehende Unternehmenssteuer- und Geschäftsleitungsfragen prüfen. |
Unsere Vorgehensweise
Schweizer Beschäftigung nach dem US-Umzug systematisch neu ordnen
Schweizer Wegzugsdatum, US Residency Starting Date und State Residency bestimmen.
US- und Schweizer Arbeitstage sowie Homeoffice, Geschäftsreisen und Tätigkeitsorte erfassen.
US Payroll, Schweizer Abzüge, Entsendung und Certificate of Coverage prüfen.
State Nexus, Betriebsstätte, Equity Compensation und laufende Compliance koordinieren.
Typische Unterlagen
- Schweizer Arbeitsvertrag
- Datum des Schweizer Wegzugs
- US-Einreisedatum
- US Immigration Status
- US-Bundesstaat des Wohnsitzes
- Homeoffice-Adresse
- Entsendungsvereinbarung
- geplanter US-Aufenthaltszeitraum
- Schweizer Lohnausweise
- monatliche Payroll-Abrechnungen
- US Payroll Statements
- Arbeitstagekalender
- Bonusvereinbarungen
- RSU- und Optionspläne
- Grant- und Vesting-Daten
- Pensionskassenunterlagen
- Certificate of Coverage
- Funktionsbeschreibung
- Vertragsabschlussbefugnisse
- letzte Schweizer und US-Steuererklärungen
Typische Fehler
Was bei Schweizer Arbeitgeber und US-Wohnsitz häufig falsch eingeschätzt wird
| Fehlannahme | Risiko |
|---|---|
| „Mein Arbeitgeber ist Schweizer, also bleibt mein Lohn in der Schweiz steuerpflichtig.“ | Tatsächlicher Arbeitsort und US-Steueransässigkeit werden übersehen. |
| „Ich bekomme weiterhin einen Schweizer Lohnausweis, also brauche ich keine US Payroll.“ | Federal- und State-Arbeitgeberpflichten werden nicht geprüft. |
| „Ich bleibe automatisch in der AHV, solange mein Schweizer Arbeitsvertrag besteht.“ | Die Entsendungsvoraussetzungen des Sozialversicherungsabkommens fehlen. |
| „Die 183-Tage-Regel verhindert immer US-Steuer.“ | Treaty-Voraussetzungen, Residency und dauerhafter US-Umzug werden miteinander vermischt. |
| „Nach dem Umzug sind Schweizer Arbeitstage steuerlich irrelevant.“ | Schweizer Quellensteuer und internationale Lohnaufteilung werden übersehen. |
| „RSUs gehören vollständig in den Staat des Vestings.“ | Frühere Dienstzeiten und Arbeitstage während des Vestingzeitraums bleiben unberücksichtigt. |
| „US Federal Tax erledigt auch State Tax.“ | Eigenständige State-Residency- und Sourcing-Regeln werden übersehen. |
| „Ein einzelner US-Mitarbeiter kann für die Schweizer Firma keine Unternehmenssteuerfolgen haben.“ | Payroll Nexus, Betriebsstätte und Vertreterrisiken werden nicht geprüft. |
Fachartikel & Situationen
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Beratung Schweiz–USA
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