Situation · Tätigkeit in beiden Staaten
Arbeiten in der Schweiz und in den USA
Wer regelmässig sowohl in der Schweiz als auch in den USA arbeitet, hat keinen einheitlichen „Arbeitsstaat“ für das gesamte Jahr. Arbeitslohn, Payroll und Sozialversicherung müssen anhand der tatsächlichen Tätigkeit in beiden Staaten eingeordnet werden.
Besonders wichtig sind ein belastbarer Arbeitstagekalender, die steuerliche Ansässigkeit, der Arbeitgeber, mögliche Geschäftsreisen, Remote Work sowie Bonus- und Equity-Compensation mit mehrjährigen Leistungszeiträumen.
Mehrstaatentätigkeit
Wohnsitz, Arbeitgeber und Arbeitsort müssen getrennt betrachtet werden
Eine Person kann beispielsweise in Zürich wohnen, bei einem Schweizer Unternehmen angestellt sein und trotzdem regelmässig mehrere Wochen pro Jahr in den USA arbeiten.
Ebenso kann ein US-Resident für einen US- oder Schweizer Arbeitgeber tätig sein und regelmässig Arbeitstage in der Schweiz verbringen.
In beiden Fällen reicht weder der Wohnsitz noch der Sitz des Arbeitgebers allein aus, um den Arbeitslohn steuerlich zuzuordnen.
Reihenfolge
Drei Fragen zuerst beantworten
Schweizer und US-Steueransässigkeit bestimmen, bevor das DBA und die Doppelbesteuerungsentlastung angewendet werden.
Arbeitstage physisch nach Schweiz, USA und gegebenenfalls weitere Staaten aufteilen.
Sozialversicherung, Payroll und State Tax folgen eigenen Regeln und dürfen nicht aus der Einkommensteuer abgeleitet werden.
Zentrale Grundlage
Arbeitstage bestimmen die Quellenzuordnung des Arbeitslohns
Für US-Steuerzwecke gilt grundsätzlich: Vergütung für Dienstleistungen ist dort sourced, wo die Dienstleistungen tatsächlich erbracht werden.
Werden Dienstleistungen teilweise in den USA und teilweise ausserhalb der USA erbracht, erfolgt die Aufteilung des Arbeitslohns grundsätzlich zeitbezogen.
Beispiel
Ein Arbeitnehmer hat 220 relevante Arbeitstage. Davon arbeitet er 165 Tage in der Schweiz und 55 Tage physisch in den USA.
Für die US-Quellenanalyse kann daher grundsätzlich ein Anteil von 55 / 220 des entsprechenden Arbeitslohns auf US-Dienstleistungen entfallen.
Schweizer Seite
Auch für die Schweizer Besteuerung ist der tatsächliche Tätigkeitsort bei grenzüberschreitenden Arbeitnehmern ein zentraler Anknüpfungspunkt.
Arbeitstagekalender
Die Zuordnung sollte anhand eines laufend geführten Kalenders mit Arbeitsort und Tätigkeit erfolgen. Flugtickets oder Kreditkartenabrechnungen können den Aufenthalt belegen, ersetzen aber nicht zwingend den Arbeitsnachweis.
Doppelbesteuerungsabkommen
Nach der Quellenzuordnung folgt die Verteilung der Besteuerungsrechte
Die nationale Steuerpflicht ist nur der erste Schritt. Anschliessend ist zu prüfen, wie das DBA Schweiz–USA die Besteuerungsrechte für unselbständige Arbeit verteilt.
Grundsätzlich kann der Staat, in dem die Arbeit tatsächlich ausgeübt wird, den darauf entfallenden Arbeitslohn besteuern.
Physische Arbeit im anderen Staat kann grundsätzlich dortiges Besteuerungsrecht auslösen.
Bei kurzfristiger Tätigkeit kann das Besteuerungsrecht unter mehreren gleichzeitig zu erfüllenden Voraussetzungen beim Ansässigkeitsstaat verbleiben.
Besteuern beide Staaten, muss anschliessend die treatyrechtliche Entlastung beziehungsweise Anrechnung koordiniert werden.
Ansässigkeit
Arbeit in beiden Staaten bedeutet nicht automatisch Doppelwohnsitz
Eine Person kann regelmässig in beiden Ländern arbeiten und trotzdem nur in einem Staat steuerlich ansässig sein.
Andererseits kann bei Wohnung, Familie oder längeren Aufenthalten in beiden Staaten zunächst nach nationalem Recht eine Doppelansässigkeit entstehen.
Dann ist die Ansässigkeit nach dem DBA anhand der treatyrechtlichen Kriterien zu bestimmen.
| Situation | Zusätzliche Prüfung |
|---|---|
| Wohnsitz Schweiz, kurze US-Geschäftsreisen | US Source Income und DBA-Arbeitslohn |
| Wohnsitz USA, regelmässige Schweizer Arbeitstage | Schweizer beschränkte Steuerpflicht und DBA |
| Wohnung und längere Aufenthalte in beiden Staaten | Doppelansässigkeit und Art. 4 DBA |
| US Citizen mit Schweizer Wohnsitz | Saving Clause und US-Welteinkommensbesteuerung |
| Green-Card-Inhaber mit Schweizer Treaty Residence | §7701(b)-7 und weitere US-Folgen gesondert prüfen |
Sozialversicherung
Einkommensteuer und Sozialversicherung können unterschiedlich aufgeteilt werden
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA enthält als Grundregel das Territorialitätsprinzip.
Eine Beschäftigung, die in der Schweiz ausgeübt wird, unterliegt grundsätzlich dem Schweizer System. Eine Beschäftigung in den USA unterliegt grundsätzlich dem US-System.
Tätigkeit tatsächlich in beiden Staaten
Bei regelmässiger Beschäftigung in beiden Staaten darf nicht pauschal angenommen werden, dass automatisch nur ein System für sämtliche Arbeitstage gilt.
Die jeweiligen Tätigkeiten und mögliche Sonderregeln des Abkommens müssen einzeln geprüft werden.
Entsendung
Wird ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber vorübergehend in den anderen Staat entsendet und soll der Einsatz voraussichtlich höchstens fünf Jahre dauern, kann die Versicherung im Ausgangsstaat fortgeführt werden.
Certificate of Coverage
Eine abkommensrechtliche Befreiung vom System des Tätigkeitsstaates sollte durch ein entsprechendes Certificate of Coverage nachgewiesen werden.
Payroll
Tätigkeit in beiden Staaten kann auch zwei Payroll-Ebenen berühren
Die steuerliche Aufteilung des Lohns bedeutet nicht automatisch, dass zwei vollständige parallele Payrolls erforderlich sind.
Trotzdem müssen Arbeitgeber prüfen, ob aufgrund der tatsächlichen Arbeitstage Registrierungs-, Withholding- oder Sozialversicherungspflichten im anderen Staat entstehen.
Der Arbeitgebertyp verändert die praktische Umsetzung
US-Arbeitstage können US Federal- und State-Payroll-Fragen sowie Arbeitgeberregistrierungen auslösen.
Schweizer Arbeitstage können Schweizer Sozialversicherungs-, Payroll- oder Quellensteuerfragen auslösen.
Kostenübernahme, faktischer Arbeitgeber und Betriebsstätten können die Behandlung zusätzlich verändern.
US State Tax
US-Arbeitstage müssen auch dem richtigen Bundesstaat zugeordnet werden
Die Federal-Tax-Aufteilung zwischen Schweiz und USA reicht für eine vollständige Analyse nicht aus.
Arbeitstage in New York, Kalifornien oder einem anderen Bundesstaat können zusätzlich State-Source Income erzeugen. Die Regeln unterscheiden sich von Staat zu Staat.
Der konkrete Bundesstaat des Arbeitsorts sollte dokumentiert werden.
Zusätzlich können besondere Telecommuting- und Convenience-Regeln relevant sein.
Arbeitslohn sowie spätere Bonus- oder Equity-Compensation können einen California-Source-Anteil haben.
Remote Work
Der Laptop-Standort kann steuerlich wichtiger sein als der Arbeitgeberstandort
Arbeitet ein Arbeitnehmer Montag bis Donnerstag aus seinem Schweizer Homeoffice und freitags während eines längeren US-Aufenthalts physisch aus New York, liegen unterschiedliche Tätigkeitsorte vor.
Dass die Videokonferenzen mit demselben Team stattfinden und derselbe Arbeitgeber den gesamten Lohn zahlt, ändert daran grundsätzlich nichts.
Bonus · RSU · Stock Options
Mehrjährige Vergütung benötigt einen eigenen Arbeitstagezeitraum
Bei laufendem Monatslohn ist die Zuordnung nach Arbeitstagen häufig relativ direkt.
Bei Bonus, RSUs oder Optionen kann sich die Vergütung dagegen auf einen mehrmonatigen oder mehrjährigen Leistungszeitraum beziehen.
Leistungszeitraum bestimmen und die darin enthaltenen Schweizer und US-Arbeitstage analysieren.
Grant-to-Vest-Zeitraum und tatsächliche Arbeitstage können für die grenzüberschreitende Aufteilung relevant sein.
Grant, Vesting, Exercise und die zugrunde liegenden Dienstzeiten getrennt betrachten.
Beispiele
Typische Fälle bei Arbeit in beiden Staaten
| Situation | Zentrale Fragen |
|---|---|
| Schweizer Resident arbeitet 40 Tage pro Jahr in den USA | US-source wages, DBA-Ausnahme, State Tax und Sozialversicherung prüfen. |
| US Resident arbeitet jede zweite Woche in Zürich | Schweizer Arbeitstage, beschränkte Steuerpflicht, Quellensteuer und Sozialversicherung. |
| Schweizer CEO verbringt 100 Arbeitstage im US-Büro | US Federal/State Tax, Arbeitgeber- und Unternehmenssteuerfolgen zusätzlich prüfen. |
| US Citizen lebt in der Schweiz und arbeitet monatlich in New York | Schweizer Einkommensteuer, US Federal Tax, New York Tax, FTC und Arbeitstageaufteilung. |
| Schweizer Arbeitnehmer wird für drei Jahre in die USA entsandt, arbeitet aber weiter regelmässig in Zürich | Ansässigkeit, DBA, Entsendung, Certificate of Coverage und Arbeitstage dokumentieren. |
| RSUs vesten nach drei Jahren Tätigkeit in beiden Staaten | Grant-to-Vest-Zeitraum, internationale Arbeitstage sowie State-Sourcing analysieren. |
Dokumentation
Ein belastbarer Arbeitstagekalender ist die Grundlage der gesamten Analyse
| Dokumentation | Warum sie benötigt wird |
|---|---|
| Datum | Zuordnung zum Steuerjahr |
| Land | Schweiz, USA oder Drittstaat |
| US-Bundesstaat | State-Tax-Zuordnung |
| Arbeits- oder Privattag | Trennung von Aufenthalt und Tätigkeit |
| Arbeitgeber / Gesellschaft | Bei mehreren Beschäftigungen oder Konzerngesellschaften |
| Projekt / Tätigkeit | Dokumentation der wirtschaftlichen Zuordnung |
| Reisebelege | Plausibilisierung von Ein- und Ausreisetagen |
Unsere Vorgehensweise
Mehrstaatentätigkeit systematisch analysieren
Schweizer und US-Steuerstatus sowie gegebenenfalls DBA-Ansässigkeit bestimmen.
Tätigkeit nach Schweiz, USA, Bundesstaaten und weiteren Staaten aufteilen.
DBA, Federal Tax, State Tax und Sozialversicherungsabkommen separat anwenden.
Arbeitgeberpflichten, Quellensteuern und Doppelbesteuerungsentlastung koordinieren.
Typische Unterlagen
- Arbeitsvertrag
- Wohnsitzdaten Schweiz und USA
- US Immigration Status
- Arbeitstagekalender
- Ein- und Ausreisedaten
- US-Bundesstaat je Arbeitstag
- Homeoffice-Vereinbarungen
- Geschäftsreiseunterlagen
- Lohnausweis
- US Form W-2
- Payroll-Abrechnungen
- Bonusvereinbarungen
- RSU- und Optionspläne
- Grant- und Vesting-Daten
- Certificate of Coverage
- Entsendungsvereinbarung
- Schweizer Steuererklärungen
- US Federal Tax Returns
- State Tax Returns
- Foreign Tax Credit Berechnungen
Typische Fehler
Was bei Arbeit in der Schweiz und den USA häufig falsch eingeschätzt wird
| Fehlannahme | Risiko |
|---|---|
| „Mein Wohnsitz entscheidet, wo mein gesamter Arbeitslohn besteuert wird.“ | Besteuerungsrechte des Tätigkeitsstaates werden übersehen. |
| „Der Sitz meines Arbeitgebers bestimmt die Einkommensquelle.“ | Tatsächlicher Arbeitsort wird nicht berücksichtigt. |
| „Unter 183 Tagen gibt es nie Steuer im anderen Staat.“ | Weitere DBA-Voraussetzungen werden ignoriert. |
| „Jeder Aufenthaltstag ist ein Arbeitstag.“ | Arbeitslohn wird falsch aufgeteilt. |
| „Die steuerliche Aufteilung gilt genauso für Sozialversicherung.“ | Entsendungs- und Coverage-Regeln werden übersehen. |
| „US Federal Tax umfasst automatisch State Tax.“ | State-Source Income und besondere State-Regeln fehlen. |
| „Bonus gehört vollständig in das Jahr und Land der Auszahlung.“ | Leistungszeitraum und Arbeitstage werden nicht berücksichtigt. |
| „RSUs werden vollständig am Wohnort beim Vesting besteuert.“ | Grant-to-Vest-Dienstzeiten und frühere Arbeitstage fehlen. |
Fachartikel & Situationen
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