Artikel · Arbeit & Sozialversicherung
Arbeitstage Schweiz–USA: Arbeitslohn richtig aufteilen
Wer während eines Jahres sowohl in der Schweiz als auch in den USA arbeitet, muss seinen Arbeitslohn häufig den beiden Tätigkeitsstaaten zuordnen. Maßgeblich ist grundsätzlich, wo die Arbeit tatsächlich ausgeübt wurde. Eine belastbare Arbeitstageaufstellung ist deshalb die Grundlage der grenzüberschreitenden Lohnaufteilung.
Tatsächlicher Arbeitsort
Der physische Tätigkeitsort ist der Ausgangspunkt
Bei Arbeitslohn ist grundsätzlich relevant, wo die zugrunde liegende persönliche Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird. Der Sitz des Arbeitgebers, das Land des Arbeitsvertrags oder das Konto, auf das das Gehalt gezahlt wird, ersetzen diese Prüfung nicht.
Arbeitet eine Person an einzelnen Tagen physisch in den USA, können diese Tage einen US-Bezug des entsprechenden Arbeitslohns begründen. Arbeitstage im Schweizer Homeoffice sind dagegen grundsätzlich Schweizer Tätigkeitstage.
Ob der Tätigkeitsstaat den so zugeordneten Arbeitslohn tatsächlich besteuern darf, ist anschließend nach dem Doppelbesteuerungsabkommen Schweiz–USA zu beurteilen.
Grundprinzip
Drei Schritte zur Lohnaufteilung
Vergütungszeitraum bestimmen
Zunächst muss bestimmt werden, für welchen Zeitraum die jeweilige Vergütung gezahlt wird: Monat, Jahr oder bei Bonus- und Equity-Vergütung gegebenenfalls ein mehrjähriger Zeitraum.
Arbeitstage nach Ort erfassen
Die relevanten Arbeitstage werden nach dem Ort der tatsächlichen Tätigkeit in Schweiz, USA und gegebenenfalls weitere Staaten aufgeteilt.
Vergütung zuordnen
Der entsprechende Anteil der Vergütung wird anhand des sachgerechten Zeitschlüssels dem jeweiligen Tätigkeitsstaat zugeordnet.
Zeitanteilige Aufteilung
In vielen Fällen erfolgt die Zuordnung nach Arbeitstagen
Wird ein einheitlicher Arbeitslohn für Tätigkeiten in mehreren Staaten gezahlt, ist eine zeitanteilige Aufteilung häufig der sachgerechte Ausgangspunkt.
Entscheidend sind dabei nicht sämtliche Kalendertage, sondern die Tage, an denen für die betreffende Vergütung tatsächlich Arbeitsleistungen erbracht wurden.
÷
relevante Gesamtarbeitstage
× Vergütung = auf US-Arbeitstage entfallende Vergütung
Kalenderanalyse
Welche Tage gehören in die Arbeitstageaufstellung?
Entscheidend ist eine nachvollziehbare Abgrenzung zwischen tatsächlichen Arbeitstagen und anderen Aufenthaltstagen.
Bürotag
Ein normaler Arbeitstag wird dem Staat zugeordnet, in dem die Arbeitsleistung physisch erbracht wird.
Homeoffice
Ein Homeoffice-Tag ist grundsätzlich ein Arbeitstag am physischen Standort des Homeoffice – unabhängig davon, wo der Arbeitgeber sitzt.
Dienstreise
Bei Geschäftsreisen ist zu dokumentieren, wo während des jeweiligen Tages tatsächlich berufliche Leistungen erbracht wurden.
Urlaub
Urlaubstage sind grundsätzlich keine Tage, an denen persönliche Dienstleistungen ausgeübt werden. Ihre Behandlung im Vergütungsschlüssel ist jedoch konsistent zum verwendeten Berechnungsansatz festzulegen.
Krankheit
Krankheitstage ohne Arbeitsleistung sind von tatsächlichen Tätigkeitstagen zu unterscheiden. Bei teilweiser Arbeit kann eine differenziertere Betrachtung erforderlich sein.
Wochenenden
Ein Wochenendtag ist nur dann ein Arbeitstag, wenn tatsächlich berufliche Leistungen erbracht werden. Reiner Aufenthalt genügt für die Lohnaufteilung nicht.
Beispiele
Typische Aufteilungen
Schweizer Wohnsitz, 40 Arbeitstage in den USA
Ein Arbeitnehmer arbeitet während des Jahres insgesamt 200 Tage. Davon arbeitet er 160 Tage in der Schweiz und 40 Tage physisch in den USA.
Das Jahresgehalt beträgt CHF 200.000.
CHF 40.000 entfallen rechnerisch auf US-Arbeitstage.
US-Arbeitgeber, Homeoffice in Zürich
Eine in der Schweiz wohnhafte Person arbeitet 190 Tage aus ihrem Homeoffice in Zürich und reist für 20 Arbeitstage zum Arbeitgeber nach New York.
Der Umstand, dass das gesamte Gehalt von einer US-Gesellschaft gezahlt wird, macht die 190 Schweizer Homeoffice-Tage nicht zu US-Arbeitstagen.
Schweiz: 190 Arbeitstage
USA: 20 Arbeitstage
Wohnsitzwechsel während des Jahres
Ein Arbeitnehmer lebt zunächst in den USA und zieht während des Jahres in die Schweiz. Nach dem Umzug arbeitet er teilweise weiter für denselben Arbeitgeber.
Die Arbeitstage müssen nach tatsächlichem Tätigkeitsort erfasst werden. Zusätzlich muss die persönliche Steueransässigkeit für die jeweiligen Zeiträume separat bestimmt werden.
Drei Tätigkeitsstaaten
Ein Arbeitnehmer mit Schweizer Wohnsitz arbeitet 150 Tage in der Schweiz, 30 Tage in den USA und 20 Tage in einem dritten Staat.
Der Arbeitslohn muss zunächst auf sämtliche tatsächlichen Tätigkeitsstaaten verteilt werden. Anschließend wird für jeden Staat separat geprüft, ob und in welchem Umfang ein Besteuerungsrecht besteht.
USA: 15 %
Drittstaat: 10 %
Bonus & Equity Compensation
Nicht jede Vergütung wird nur nach den Arbeitstagen des Auszahlungsjahres verteilt
Ein laufendes Monats- oder Jahresgehalt lässt sich häufig anhand der Arbeitstage des betreffenden Vergütungszeitraums aufteilen.
Bei Bonuszahlungen, Stock Options, RSUs und anderen langfristigen Vergütungsbestandteilen kann die Vergütung dagegen auf Leistungen zurückgehen, die über mehrere Jahre erbracht wurden.
- Bonus-Leistungszeitraum bestimmen
- Grant Date und Vesting Period prüfen
- relevanten Earn-out- oder Performance-Zeitraum bestimmen
- Arbeitstage während dieses Zeitraums ermitteln
- Wohnsitzwechsel innerhalb des Zeitraums berücksichtigen
- US- und Schweizer Qualifikation separat prüfen
Nachweise
Eine Arbeitstageaufstellung sollte prüfbar sein
Je stärker eine Steuerberechnung von der Zahl der Arbeitstage abhängt, desto wichtiger ist eine konsistente Dokumentation des tatsächlichen Tätigkeitsorts.
Kalender
- Arbeitsort je Tag
- Homeoffice-Tage
- Dienstreisen
- Urlaub
- Krankheit
- Wochenendarbeit
Reiseunterlagen
- Flugbuchungen
- Hotelrechnungen
- Kalendereinträge
- Meeting-Daten
- Ein- und Ausreisedaten
- Expense Reports
Vergütung
- Arbeitsvertrag
- Gehaltsabrechnungen
- Bonusvereinbarungen
- RSU- und Option-Grants
- Vesting Schedules
- Entsendungsvereinbarungen
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