Schweizer Rechnungswesen
Offenlegung und Aufbewahrung von Jahresabschlüssen in der Schweiz
Schweizer Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse grundsätzlich nicht in einem öffentlichen Register hinterlegen. Das Obligationenrecht sieht jedoch besondere Veröffentlichungspflichten für bestimmte kapitalmarktorientierte Unternehmen, Einsichtsrechte für Gläubiger und klare Vorgaben zur zehnjährigen Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Belegen und Berichten vor.
Grundsatz
Keine allgemeine Veröffentlichungspflicht
Für gewöhnliche private Schweizer Aktiengesellschaften und GmbHs besteht keine allgemeine Pflicht, Jahresrechnung und Revisionsbericht öffentlich beim Handelsregister einzureichen.
Das unterscheidet die Schweiz von Rechtsordnungen, in denen Abschlüsse privater Kapitalgesellschaften standardmässig über ein öffentliches Unternehmensregister abrufbar sind.
Veröffentlichung
Wann müssen Jahresrechnungen zugänglich gemacht werden?
Grundsätzlich keine öffentliche Jahresrechnung
Bei einer gewöhnlichen nicht kotierten AG oder GmbH besteht keine allgemeine Veröffentlichungspflicht für die Jahresrechnung.
- Keine generelle Hinterlegung des Abschlusses beim Handelsregister
- Keine öffentliche Datenbank für private Jahresabschlüsse
- Besondere Einsichtsrechte für Gläubiger bleiben bestehen
Erweiterte Veröffentlichungspflichten
Unternehmen mit ausstehenden Anleihensobligationen oder an einer Börse kotierten Beteiligungspapieren müssen Jahresrechnung und gegebenenfalls Konzernrechnung zusammen mit den Revisionsberichten nach den Vorgaben des OR veröffentlichen oder auf Verlangen zugänglich machen.
- Ausstehende Anleihensobligationen
- An einer Börse kotierte Beteiligungspapiere
- Jahres- und gegebenenfalls Konzernrechnung
- Revisionsberichte
Einsichtnahme
Welche Rechte haben Gläubiger?
Andere Unternehmen müssen Gläubigern Einsicht in den Geschäftsbericht und die Revisionsberichte gewähren, wenn ein schutzwürdiges Interesse nachgewiesen wird.
Bei einer privaten Gesellschaft genügt reine Neugier oder allgemeines Marktinteresse nicht. Das Gesetz verlangt für Gläubiger ein konkret schutzwürdiges Interesse.
Besteht Streit darüber, ob ein ausreichendes Interesse an der Einsicht vorliegt, entscheidet darüber das zuständige Gericht.
Aufbewahrung
Zehn Jahre für Geschäftsbücher, Belege und Berichte
Das OR verlangt eine Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres.
Die Unterlagen, aus denen die Buchführung und die einzelnen Buchungen nachvollzogen werden können, sind zehn Jahre aufzubewahren.
Rechnungen und andere Nachweise der zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle unterliegen ebenfalls der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht.
Der Geschäftsbericht muss zehn Jahre aufbewahrt werden. Das Gesetz verlangt für ihn eine schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung.
Auch der Revisionsbericht ist während zehn Jahren schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.
Digitale Archivierung
Geschäftsbücher und Belege können elektronisch aufbewahrt werden
Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden. Voraussetzung ist, dass die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet bleibt.
Zudem müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsdauer wieder lesbar gemacht werden können. Für die konkrete Organisation der elektronischen Archivierung sind neben dem OR die Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung zu beachten.
Praxis
Typische Fragen zur Offenlegung und Archivierung
Im Normalfall nein. Für eine gewöhnliche private GmbH besteht keine generelle Veröffentlichungspflicht der Jahresrechnung.
Für eine gewöhnliche private, nicht kotierte AG grundsätzlich ebenfalls nicht. Besondere Regeln gelten insbesondere für Unternehmen mit Anleihensobligationen oder kotierten Beteiligungspapieren.
Grundsätzlich ja, sofern die gesetzlichen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Übereinstimmung und jederzeitige Lesbarkeit eingehalten werden.
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen.
Das Opting-out beseitigt die Revisionspflicht, nicht jedoch die Buchführungs-, Rechnungslegungs- und Aufbewahrungspflichten.
Ein Gläubiger kann bei Nachweis eines schutzwürdigen Interesses Einsicht in Geschäftsbericht und Revisionsberichte verlangen.
Schweizer Rechnungswesen
Offenlegung ist der letzte Teil des Rechnungslegungsprozesses
Vor der Frage nach Veröffentlichung und Aufbewahrung stehen die laufende Buchhaltung, die Erstellung der Jahresrechnung und gegebenenfalls die Revision oder ein Opting-out.
Beratung
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