Situation · Selbständigkeit · US-Kunden
Selbständig in der Schweiz mit US-Kunden
Wer in der Schweiz selbständig tätig ist und Kunden in den USA berät oder Dienstleistungen für US-Unternehmen erbringt, wird nicht allein aufgrund des US-Kunden in den USA steuerpflichtig.
Entscheidend sind insbesondere der tatsächliche Ort der Leistungserbringung, Reisen in die USA, eine mögliche feste Geschäftsbasis, der sozialversicherungsrechtliche Status sowie die Frage, ob die Tätigkeit persönlich, über ein Einzelunternehmen oder über eine Schweizer Gesellschaft ausgeübt wird.
Ausgangssituation
Der Sitz des Kunden entscheidet nicht über den Leistungsort
Typisch ist ein Consultant, Entwickler, Designer, Steuerberater oder anderer Dienstleister mit Wohn- und Geschäftssitz in der Schweiz, der seine Leistungen digital für Kunden in den USA erbringt.
Steuerlich ist zunächst zu unterscheiden zwischen dem Wohnsitz des Auftraggebers und dem Ort, an dem die persönliche Dienstleistung tatsächlich ausgeübt wird.
Für US Federal Tax ist bei persönlichen Dienstleistungen grundsätzlich der tatsächliche Tätigkeitsort für die Einkommensquelle entscheidend.
Zuerst unterscheiden
Drei typische Konstellationen
Der Selbständige arbeitet aus seinem Schweizer Büro oder Homeoffice. Die Kunden befinden sich lediglich in den USA. Dies ist grundsätzlich die einfachste Konstellation.
Meetings, Projekte oder Beratungsleistungen werden teilweise physisch beim US-Kunden erbracht. Dann entsteht eine Aufteilungs- und mögliche US-Steuerfrage.
Büro, Coworking Space, Mitarbeiter oder eine sonstige feste Geschäftsbasis in den USA können weitergehende US-Steuer- und Compliancepflichten auslösen.
Schweizer Einkommensteuer
Der Gewinn der selbständigen Tätigkeit wird in der Schweiz besteuert
Eine in der Schweiz ansässige natürliche Person unterliegt grundsätzlich mit ihrem Einkommen der Schweizer Besteuerung.
Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit gehört dabei zum steuerbaren Einkommen.
Nicht der Umsatz, sondern der Gewinn
Steuerbar ist grundsätzlich nicht der gesamte fakturierte Umsatz, sondern das Ergebnis der selbständigen Tätigkeit nach Abzug der geschäftsmässig begründeten Aufwendungen.
Geschäftskosten
Abziehbar können beispielsweise betrieblich veranlasste Softwarekosten, Fachliteratur, Geschäftsräume, Versicherungen, berufliche Reisen und weitere geschäftsmässig begründete Aufwendungen sein.
Geschäftsvermögen
Vermögenswerte, die der selbständigen Tätigkeit dienen, können steuerlich Geschäftsvermögen darstellen. Dies kann insbesondere für spätere Veräusserungsgewinne relevant sein.
Sozialversicherung
Die Selbständigkeit muss auch von der Schweizer AHV anerkannt werden
Die steuerliche Bezeichnung als Freelancer oder Consultant genügt sozialversicherungsrechtlich nicht.
Ob eine Person als selbständigerwerbend gilt, beurteilt die zuständige Ausgleichskasse anhand der tatsächlichen wirtschaftlichen Verhältnisse.
Eigene Betriebsmittel, Inkassorisiko, Investitionen und unternehmerische Verantwortung sprechen für Selbständigkeit.
Freie Gestaltung von Arbeitszeit, Organisation und Ausführung der Tätigkeit spricht eher für Selbständigkeit.
Mehrere unabhängige Kunden sprechen stärker für Selbständigkeit als eine wirtschaftliche Abhängigkeit von nur einem Auftraggeber.
Anerkannte Selbständigerwerbende rechnen ihre Beiträge an AHV, IV und EO grundsätzlich direkt mit der Ausgleichskasse ab.
US Federal Tax
Bei persönlichen Dienstleistungen entscheidet grundsätzlich der Arbeitsort über die US-Quelle
Für persönliche Dienstleistungen richtet sich die US-Einkommensquelle grundsätzlich danach, wo die Leistung tatsächlich erbracht wird.
Der Wohnsitz des Kunden, der Ort des Vertragsschlusses, die Währung und das Bankkonto der Zahlung sind grundsätzlich nicht entscheidend.
| Situation | Typische US-Source-Einordnung |
|---|---|
| Beratung aus Zürich für Unternehmen in Boston | Persönliche Dienstleistung wird in der Schweiz erbracht; grundsätzlich foreign-source service income. |
| Softwareentwicklung aus Basel für Kunden in Kalifornien | Kundenstandort allein macht die persönliche Dienstleistung grundsätzlich nicht zu US-source income. |
| Zwei Wochen Consulting beim Kunden in New York | Vergütung für die dort tatsächlich erbrachten Dienstleistungen kann US-source income darstellen. |
| Tätigkeit teilweise Schweiz, teilweise USA | Einkommen muss sachgerecht zwischen den Tätigkeitsorten aufgeteilt werden. |
Geschäftsreisen in die USA
Sobald die Dienstleistung physisch in den USA erbracht wird, ändert sich die Analyse
Reist ein Schweizer Selbständiger in die USA und arbeitet dort für einen Kunden, handelt es sich für diese Tätigkeit grundsätzlich um in den USA erbrachte persönliche Dienstleistungen.
Aufteilung des Honorars
Wird ein Projekt teilweise in der Schweiz und teilweise in den USA ausgeführt, muss das Honorar sachgerecht aufgeteilt werden.
Bei persönlichen Dienstleistungen kann eine zeitbezogene Methode häufig eine sachgerechte Ausgangsbasis darstellen, sofern die konkreten Umstände keine andere Aufteilung verlangen.
Kurze Geschäftsreise
Auch wenige tatsächliche Arbeitstage in den USA sollten dokumentiert und nicht automatisch als steuerlich irrelevant behandelt werden.
Immigration und Arbeitsberechtigung
Steuerrecht und Einwanderungsrecht sind getrennte Fragen. Dass eine Tätigkeit steuerlich eingeordnet werden kann, bedeutet nicht, dass sie unter dem jeweiligen US-Einreise- oder Aufenthaltsstatus auch ausgeübt werden darf.
DBA Schweiz–USA
Selbständige persönliche Dienstleistungen haben eine eigene DBA-Regel
Das DBA Schweiz–USA enthält für natürliche Personen einen eigenen Artikel über unabhängige persönliche Dienstleistungen.
Einkommen eines in der Schweiz ansässigen Selbständigen aus persönlichen Dienstleistungen kann in den USA grundsätzlich nur besteuert werden, wenn die Dienstleistungen dort erbracht werden und dem Selbständigen dort regelmässig eine feste Einrichtung – eine sogenannte fixed base – zur Verfügung steht.
US-Arbeitstag bedeutet nicht automatisch endgültige US-Steuer
Physisch in den USA erbrachte persönliche Dienstleistungen können zunächst US-source income darstellen.
Für einen Schweizer Resident kann Art. 14 das US-Besteuerungsrecht begrenzen, wenn keine regelmässig verfügbare fixed base in den USA besteht.
Ein dauerhaft verfügbares Büro oder eine vergleichbare feste Einrichtung in den USA kann die Treaty-Ausnahme begrenzen.
US-Kundendokumentation
W-8BEN, W-8BEN-E oder W-9 hängen davon ab, wer die Leistung erbringt
US-Unternehmen verlangen von ausländischen Dienstleistern häufig ein US-Steuerformular, bevor sie Rechnungen bezahlen.
Das richtige Formular hängt insbesondere davon ab, ob der Zahlungsempfänger eine ausländische natürliche Person, eine ausländische Gesellschaft oder eine US Person ist.
| Zahlungsempfänger | Typisches Formular | Funktion |
|---|---|---|
| Schweizer natürliche Person, keine US Person | Form W-8BEN | Dokumentation des ausländischen Status gegenüber dem US-Zahlenden; je nach Einkunftsart gegebenenfalls auch Treaty-Angaben. |
| Schweizer GmbH oder AG | Form W-8BEN-E | Dokumentation des ausländischen Entity-Status und gegebenenfalls FATCA-/Treaty-Einordnung. |
| US Citizen oder andere US Person | Form W-9 | Mitteilung des US-Status und der US Taxpayer Identification Number. |
| Treaty Claim für in den USA erbrachte unabhängige Leistungen | gegebenenfalls Form 8233 | Kann bei persönlicher Tätigkeit in den USA für eine treatybasierte Befreiung vom Withholding erforderlich sein. |
Sonderfall US Person
Ein US Citizen in der Schweiz hat eine völlig andere Ausgangslage
Die bisherige Analyse setzt voraus, dass die selbständige Person keine US Person ist und lediglich US-Kunden hat.
Ist der Selbständige dagegen US Citizen, Green-Card-Inhaber oder anderweitig US Resident, besteht grundsätzlich bereits aufgrund dieses Status eine US Federal Tax Verpflichtung.
Weltweites Einkommen ist grundsätzlich auch in den USA zu deklarieren.
Ohne Sozialversicherungsabkommen könnte zusätzlich US Self-Employment Tax relevant werden.
Für Selbständige mit Wohnsitz in der Schweiz weist das Abkommen die Sozialversicherung grundsätzlich der Schweiz zu.
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA ordnet eine selbständig erwerbende Person mit Wohnsitz in der Schweiz grundsätzlich dem Schweizer System zu. Dadurch kann eine parallele US Self-Employment-Tax-Belastung vermieden werden, soweit die Voraussetzungen des Abkommens erfüllt und die erforderlichen Nachweise vorhanden sind.
Selbständige & Sozialversicherungsabkommen
Für Selbständige ist grundsätzlich der Wohnstaat entscheidend
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA enthält eine ausdrückliche Regel für selbständig Erwerbstätige.
| Wohnsitz | Grundsätzliche Sozialversicherung |
|---|---|
| Wohnsitz Schweiz | Grundsätzlich Schweizer Sozialversicherung. |
| Wohnsitz USA | Grundsätzlich US Social Security System. |
| Vorübergehende Verlagerung der bestehenden selbständigen Tätigkeit | Bei einer vorübergehenden Verlagerung bis grundsätzlich fünf Jahre kann eine besondere Fortführungsregel greifen. |
US State Tax
US Federal Tax und State Tax sind auch bei Selbständigen getrennte Fragen
Selbst wenn nach Federal Law oder DBA keine US Federal Income Tax entsteht, sollte bei physischer Tätigkeit in den USA zusätzlich der jeweilige Bundesstaat geprüft werden.
State-Sourcing-Regeln können bei selbständigen Dienstleistungen von den Regeln für Arbeitnehmer abweichen.
Arbeit im jeweiligen Bundesstaat kann dortige Steuer- und Filingpflichten auslösen.
Einzelne Staaten können bei Dienstleistungen besondere Sourcing-Regeln verwenden. Deshalb nicht automatisch die Federal-Regel übernehmen.
Büro, Mitarbeiter oder dauerhafte Geschäftstätigkeit können zusätzliche State-Nexus-Fragen verursachen.
Geschäftsstruktur
Einzelunternehmen, Schweizer GmbH und US LLC sind steuerlich nicht dasselbe
Bei wachsenden US-Umsätzen stellt sich häufig die Frage, ob die Tätigkeit weiterhin persönlich ausgeübt oder in eine Gesellschaft eingebracht werden soll.
Gewinn wird direkt der natürlichen Person zugerechnet. Schweizer Einkommensteuer und AHV stehen im Vordergrund.
Gesellschaft und Inhaber werden steuerlich getrennt. Lohn, Dividende und Unternehmensgewinn müssen separat strukturiert werden.
Eine US LLC löst die grenzüberschreitende Strukturfrage nicht automatisch. Schweizer Qualifikation, US-Klassifikation und Geschäftsleitung müssen gemeinsam geprüft werden.
US-Präsenz
Dauerhafte Infrastruktur in den USA verändert die Ausgangslage
Bei gelegentlichen Kundenreisen ohne feste Geschäftseinrichtung kann die Treaty-Position deutlich günstiger sein als bei einer dauerhaft verfügbaren US-Infrastruktur.
| US-Präsenz | Typische Frage |
|---|---|
| Hotel für einzelne Geschäftsreise | Normalerweise nicht automatisch eine regelmässig verfügbare fixed base. |
| Arbeitsplatz beim Kunden | Dauer, tatsächliche Verfügungsmacht und Nutzung prüfen. |
| dauerhaft gemietetes Büro | Fixed-Base- beziehungsweise Betriebsstättenrisiko deutlich höher. |
| Mitarbeiter in den USA | Federal- und State-Business-Nexus sowie Payroll prüfen. |
| US-Gesellschaft | Eigene Unternehmenssteuer- und Compliancepflichten kommen hinzu. |
Mehrwertsteuer
Einkommensteuer und Mehrwertsteuer verwenden unterschiedliche Ortsregeln
Dass eine persönliche Dienstleistung für US-Income-Tax-Zwecke in der Schweiz erbracht wird, beantwortet nicht automatisch die Schweizer Mehrwertsteuerfrage.
Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen an Unternehmen ist separat zu bestimmen, wo sich der mehrwertsteuerliche Leistungsort befindet und ob die Rechnung Schweizer MWST enthalten muss.
Beispiele
Typische Fälle bei Schweizer Selbständigkeit und US-Kunden
| Situation | Zentrale Fragen |
|---|---|
| Schweizer Consultant arbeitet ausschliesslich aus Zürich für fünf US-Unternehmen | Schweizer Gewinnbesteuerung, AHV, W-8BEN und Schweizer MWST prüfen. |
| Entwickler arbeitet aus Basel für kalifornisches Startup | US-Kunde allein erzeugt grundsätzlich noch keine US Federal Income Tax auf die Schweizer Arbeit. |
| Berater verbringt jährlich 30 Arbeitstage bei Kunden in New York | US-source services, Art. 14 DBA, Fixed Base, Withholding und New York Tax prüfen. |
| Selbständiger mietet dauerhaft Büro in Miami | Fixed Base, US Federal Tax, Florida Business Compliance und Struktur prüfen. |
| US Citizen lebt in der Schweiz und arbeitet selbständig für US-Kunden | Schweizer Steuer, US Worldwide Tax, Totalization Agreement und US Reporting koordinieren. |
| Schweizer Einzelunternehmer gründet zusätzlich Wyoming LLC | Schweizer Qualifikation, US Entity Classification, Form 5472 beziehungsweise weitere US-Pflichten und Geschäftsleitung prüfen. |
Unsere Vorgehensweise
Schweizer Selbständigkeit mit US-Kunden systematisch prüfen
Steuerliche Selbständigkeit, AHV-Status, Geschäftsstruktur und Schweizer Steuerpflicht prüfen.
Arbeit nach Schweiz, USA und gegebenenfalls weitere Staaten aufteilen.
US-source income, Fixed Base, Art. 14 DBA und State Tax analysieren.
W-8/W-9, Rechnungen, Gesellschaftsstruktur, MWST und laufende Compliance koordinieren.
Typische Unterlagen
- Wohnsitz und Steueransässigkeit
- AHV-Anerkennung als Selbständigerwerbender
- Kundenliste nach Land und US-Bundesstaat
- Dienstleistungsverträge
- Rechnungen
- Zahlungsnachweise
- Arbeitsorte
- US-Reisetage
- US-Arbeitstage
- US-Büro oder Coworking-Struktur
- Arbeitsplatz beim Kunden
- W-8BEN / W-8BEN-E / W-9
- Forms 1042-S oder 1099, soweit vorhanden
- US Taxpayer Identification Number, soweit vorhanden
- Schweizer Buchhaltung
- Geschäftsaufwendungen
- MWST-Registrierung
- US LLC- oder Corporation-Unterlagen
- State Registrations
- frühere Schweizer und US-Steuererklärungen
Typische Fehler
Was bei Schweizer Selbständigkeit mit US-Kunden häufig falsch eingeschätzt wird
| Fehlannahme | Risiko |
|---|---|
| „Mein Kunde ist in den USA, also schulde ich dort Einkommensteuer.“ | Kundenstandort und tatsächlicher Leistungsort werden verwechselt. |
| „Ich werde in USD bezahlt, also ist es US-Einkommen.“ | Zahlungswährung wird fälschlich als Source-Faktor behandelt. |
| „Eine W-8BEN macht mein Einkommen steuerfrei.“ | Dokumentation des Status wird mit materieller Steuerbefreiung verwechselt. |
| „Ich bin Freelancer, also bin ich automatisch selbständig.“ | Schweizer AHV-Status und tatsächliche Abhängigkeit werden nicht geprüft. |
| „Kurze Geschäftsreisen in die USA sind steuerlich irrelevant.“ | In den USA ausgeübte Dienstleistungen werden übersehen. |
| „Ohne US LLC kann ich keine US-Kunden haben.“ | Unnötige US-Struktur und zusätzliche Compliance werden geschaffen. |
| „Das DBA verhindert jede US-Steuer.“ | Fixed Base, State Tax und nationale Filingpflichten werden nicht geprüft. |
| „US Federal Tax und State Tax folgen denselben Regeln.“ | Abweichende State-Sourcing- und Nexus-Regeln bleiben unbeachtet. |
Fachartikel & Situationen
Weiterführende Themen
Beratung Schweiz–USA
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Wir prüfen Schweizer Steuer und AHV, US-source income, DBA, Geschäftsreisen, W-8-Dokumentation, State Tax, US LLC- oder Gesellschaftsstrukturen sowie die laufende grenzüberschreitende Compliance.
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