Situation
Entsendung & ArbeitslohnEntsendung zwischen der Schweiz und Deutschland
Wird ein Arbeitnehmer vorübergehend zwischen der Schweiz und Deutschland entsandt, müssen Einkommensteuer, Payroll und Sozialversicherung getrennt geprüft werden. Entscheidend sind insbesondere steuerliche Ansässigkeit, tatsächlicher Tätigkeitsort, 183-Tage-Regel, Arbeitgeberstellung, Kostentragung, Entsendungsdauer und die sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen der Entsendung.
Überblick
Entsendung bedeutet vorübergehender Einsatz – nicht dauerhafte Arbeit in zwei Staaten
Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich muss zuerst geklärt werden, ob tatsächlich eine vorübergehende Entsendung vorliegt oder ob der Arbeitnehmer gewöhnlich und wiederkehrend in beiden Staaten tätig ist.
Bei einer echten Entsendung bleibt das Arbeitsverhältnis zum entsendenden Unternehmen grundsätzlich bestehen und der Einsatz im anderen Staat ist von vornherein zeitlich begrenzt.
Werden Tätigkeiten in Deutschland und der Schweiz dagegen regelmäßig und dauerhaft ausgeübt, kann statt einer Entsendung eine gewöhnliche Mehrstaatentätigkeit vorliegen.
Einkommensteuer und Sozialversicherung folgen dabei unterschiedlichen Regelwerken. Eine steuerliche 183-Tage-Ausnahme entscheidet deshalb nicht über die sozialversicherungsrechtliche Unterstellung.
Entsendung und Mehrstaatentätigkeit nicht vermischen.
Wiederholen sich Einsätze in beiden Staaten regelmäßig und vorhersehbar, kann eine gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten vorliegen. Dann greifen insbesondere sozialversicherungsrechtlich andere Zuordnungsregeln.
Dieser Fall aus deutscher Sicht
TaxRep Deutschland behandelt insbesondere deutsche Lohnsteuer-, Payroll- und Veranlagungsfolgen bei Entsendungen nach oder aus Deutschland.
Einkommensteuer
Die 183-Tage-Regel greift nur, wenn drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind
Grundsätzlich darf der Staat besteuern, in dem die unselbständige Arbeit tatsächlich ausgeübt wird. Art. 15 Abs. 2 DBA Deutschland–Schweiz enthält davon eine Ausnahme.
Maximal 183 Tage
Der Arbeitnehmer darf sich im Tätigkeitsstaat insgesamt nicht länger als 183 Tage während des betreffenden Kalenderjahres aufhalten.
Arbeitgeber nicht im Tätigkeitsstaat
Die Vergütung muss von oder für einen Arbeitgeber gezahlt werden, der nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist.
Keine Tragung durch Betriebsstätte
Die Vergütung darf nicht von einer Betriebsstätte oder festen Einrichtung getragen werden, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat hat.
Erst dann Ausnahme
Nur wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, verbleibt das Besteuerungsrecht für den betreffenden Arbeitslohn beim Ansässigkeitsstaat.
„Unter 183 Tagen“ allein reicht nicht.
Scheitert bereits die Arbeitgeber- oder Betriebsstättenbedingung, kann der Tätigkeitsstaat den dort ausgeübten Arbeitslohn besteuern, obwohl sich der Arbeitnehmer weniger als 183 Tage dort aufhält.
183 Tage = Aufenthaltstage
Für die 183-Tage-Prüfung sind die Aufenthaltstage im Tätigkeitsstaat maßgeblich. Es geht nicht lediglich um die Anzahl der dort geleisteten Arbeitstage.
Arbeitslohn = Arbeitstage
Muss der Arbeitslohn zwischen Deutschland und der Schweiz aufgeteilt werden, ist für die Zuordnung regelmäßig entscheidend, an welchen Tagen die Arbeit tatsächlich in welchem Staat ausgeübt wurde.
Arbeitslohn nach Arbeitstagen aufteilen
Schweizer, deutsche, Homeoffice- und Drittstaatentage sollten auf einer einheitlichen Arbeitstagebasis dokumentiert werden.
Vorprüfung
Nicht jede Entsendung wird ausschließlich nach der allgemeinen 183-Tage-Regel beurteilt
Vor der Anwendung von Art. 15 Abs. 1 und 2 DBA muss geprüft werden, ob für den Arbeitnehmer eine speziellere Abkommensregel greift.
Grenzgänger
Erfüllt der Arbeitnehmer die Voraussetzungen der besonderen Grenzgängerregel nach Art. 15a DBA, kann diese der allgemeinen Arbeitslohnregel vorgehen. Rückkehr, Arbeitstage und Entsendung müssen dann gemeinsam geprüft werden.
Geschäftsführer und leitende Funktionen
Für Geschäftsführer, Direktoren, Vorstandsmitglieder und bestimmte leitende Funktionen können besondere Regelungen des DBA gelten. Die normale Arbeitnehmerprüfung sollte deshalb nicht ungeprüft übernommen werden.
Öffentlicher Dienst
Bei Vergütungen aus dem öffentlichen Dienst können die besonderen Regeln des Art. 19 DBA an die Stelle der allgemeinen Entsendungsprüfung treten.
Ansässigkeitswechsel
Wird aus dem vorübergehenden Einsatz ein tatsächlicher Umzug, muss zunächst die steuerliche Ansässigkeit neu bestimmt werden. Dann kann sich die gesamte DBA-Systematik verändern.
Arbeitgeber & Kostentragung
Der Vertragsarbeitgeber ist nicht immer der entscheidende Arbeitgeber für das DBA
Bei konzerninternen Entsendungen reicht es nicht aus, allein auf den Arbeitsvertrag und den Auszahlenden des Gehalts zu schauen.
Deutschland prüft bei der 183-Tage-Regel unter anderem, welches Unternehmen den Arbeitnehmer wirtschaftlich in seinen Betrieb eingegliedert hat und die Vergütung wirtschaftlich trägt oder hätte tragen müssen.
Bei Entsendungen in die Schweiz ist daneben die Schweizer Praxis zur faktischen Arbeitgeberschaft relevant. Maßgeblich sind die tatsächlich gelebten Verhältnisse.
Zu untersuchen sind daher insbesondere Weisungsrechte, Eingliederung, wirtschaftliches Interesse, Verantwortung für Arbeitsergebnisse, Arbeitgeberfunktionen und Kostentragung.
Eine Kostenweiterbelastung ist wichtig, aber nicht allein entscheidend.
Arbeitgeberstellung ist eine Gesamtwürdigung. Vertrag, Weisungsstruktur, tatsächliche Eingliederung und wirtschaftliche Kostentragung sollten deshalb zusammen dokumentiert werden.
Sozialversicherung
Eine qualifizierte Entsendung kann das bisherige Sozialversicherungssystem bis zu 24 Monate erhalten
Bei Anwendung der europäischen Koordinierungsregeln kann ein Arbeitnehmer, der vorübergehend zwischen der Schweiz und Deutschland entsandt wird, grundsätzlich weiterhin dem Sozialversicherungsrecht des Ursprungsstaates unterliegen.
Maximal 24 Monate
Die reguläre Entsendungsregel sieht grundsätzlich eine voraussichtliche Entsendungsdauer von höchstens 24 Monaten vor.
Arbeitsrechtliche Bindung
Zwischen dem Arbeitnehmer und dem entsendenden Arbeitgeber muss während der Entsendung eine hinreichende arbeitsrechtliche Beziehung fortbestehen.
A1-Bescheinigung
Bei Anwendung der EU-/Schweiz-Koordinierungsregeln wird die Fortgeltung des bisherigen Systems grundsätzlich durch eine A1-Bescheinigung dokumentiert.
Keine Ablösung eines anderen Entsandten
Die Entsendungsregel setzt unter anderem voraus, dass der Arbeitnehmer nicht lediglich zur Ablösung einer anderen entsandten Person eingesetzt wird.
Länger als 24 Monate
Für längere Einsätze kann unter Voraussetzungen eine Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 VO 883/2004 beantragt werden. Sie entsteht nicht automatisch.
Drittstaatsangehörige
A1 und die europäische Koordinierungsregel gelten nicht automatisch für jede Staatsangehörigkeit. Bei Drittstaatsangehörigen muss zunächst die anwendbare zwischenstaatliche Regelung bestimmt werden.
Steuerliche 183 Tage und sozialversicherungsrechtliche 24 Monate sind völlig verschiedene Grenzen.
Die 183-Tage-Regel betrifft die Einkommensteuer. Die 24-Monats-Grenze betrifft die reguläre sozialversicherungsrechtliche Entsendung. Aus dem Ergebnis der einen Prüfung folgt nichts automatisch für die andere.
AHV oder deutsche Sozialversicherung?
Die allgemeine Systematik zu Entsendung, Mehrstaatentätigkeit, Homeoffice, 25-%-Grenze und A1 wird im Grundlagenartikel erläutert.
Weitere Pflichten
Steuer und Sozialversicherung sind nicht die einzigen Entsendungsthemen
Bei einer tatsächlichen Entsendung muss zusätzlich geprüft werden, welche arbeits-, aufenthalts- und melderechtlichen Vorgaben im Tätigkeitsstaat gelten.
Deutschland → Schweiz
Für Entsendungen in die Schweiz können das schweizerische Meldeverfahren, Bewilligungsvorschriften sowie arbeitsrechtliche Mindestbedingungen relevant werden. Die steuerliche Analyse ersetzt diese Prüfung nicht.
Schweiz → Deutschland
Auch bei Entsendungen nach Deutschland können neben Steuer und Sozialversicherung arbeits- und aufenthaltsrechtliche Registrierungs- oder Dokumentationspflichten bestehen.
Typische Fragen
Was bei Entsendungen zwischen Deutschland und der Schweiz häufig geklärt werden muss
Ich werde für sechs Monate nach Deutschland entsandt. Bin ich dort steuerfrei?
Nicht automatisch. Neben der Aufenthaltsdauer müssen insbesondere Arbeitgeberstellung und die Tragung der Vergütung durch eine deutsche Betriebsstätte geprüft werden.
Mein Schweizer Arbeitgeber zahlt meinen Lohn weiter.
Die Auszahlung durch den Schweizer Arbeitgeber ist ein wichtiges Merkmal, entscheidet aber nicht allein, welches Unternehmen für DBA-Zwecke als Arbeitgeber anzusehen ist.
Die deutsche Gesellschaft trägt meine Personalkosten.
Eine tatsächliche wirtschaftliche Belastung der deutschen Gesellschaft kann für die Arbeitgeberprüfung wesentlich sein. Sie muss zusammen mit Eingliederung und Arbeitgeberfunktionen beurteilt werden.
Zählen für die 183 Tage nur Arbeitstage?
Nein. Die 183-Tage-Klausel knüpft im DBA Deutschland–Schweiz an den Aufenthalt während des betreffenden Kalenderjahres an. Die spätere Lohnaufteilung folgt dagegen regelmäßig den tatsächlichen Arbeitstagen.
Kann ich während der Entsendung in der Schweizer AHV bleiben?
Bei einer qualifizierten Entsendung aus der Schweiz nach Deutschland kann das Schweizer System grundsätzlich für bis zu 24 Monate fortgelten, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind.
Brauche ich eine A1-Bescheinigung?
Bei Anwendung der EU-/Schweiz-Koordinierungsregeln dokumentiert die A1 grundsätzlich die Fortgeltung des Sozialversicherungsrechts des Ursprungsstaates.
Was gilt bei Homeoffice während der Entsendung?
Homeoffice ist am tatsächlichen Tätigkeitsort zu erfassen. Umfang und Regelmäßigkeit können sowohl für die steuerliche Arbeitstagsaufteilung als auch für die sozialversicherungsrechtliche Einordnung relevant sein.
Was gilt bei Geschäftsreisen in Drittstaaten?
Drittstaatentage sollten separat dokumentiert werden. Sie sind nicht automatisch deutsche oder Schweizer Arbeitstage und können zusätzliche Steuer- oder Sozialversicherungsfragen auslösen.
Was passiert, wenn die Entsendung dauerhaft wird?
Dann müssen insbesondere Ansässigkeit, Einkommensteuer, Payroll und Sozialversicherung neu geprüft werden. Gegebenenfalls liegt keine Entsendung mehr, sondern ein dauerhafter Wechsel vor.
Was gilt, wenn ich jede Woche in beiden Staaten arbeite?
Eine dauerhaft wiederkehrende Tätigkeit in beiden Staaten ist regelmäßig keine klassische Entsendung. Dann sollte die Situation als gewöhnliche Mehrstaatentätigkeit beurteilt werden.
Regelmäßige Arbeit in beiden Staaten
Bei dauerhaft wiederkehrender Tätigkeit in Deutschland und der Schweiz gelten andere Prüfungsmechanismen als bei einem vorübergehenden Auslandseinsatz.
Checkliste
Unterlagen für die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Entsendungsprüfung
Entsendeschreiben
Beginn, geplantes Ende, Einsatzort, Aufgaben und vorgesehene Rückkehr.
Arbeitsvertrag
Ursprünglicher Arbeitsvertrag und alle Zusatzvereinbarungen für den grenzüberschreitenden Einsatz.
Aufenthaltstage
Kalender mit Ein- und Ausreisen sowie Aufenthalten in Deutschland, Schweiz und Drittstaaten.
Arbeitstage
Tätigkeits-, Homeoffice-, Dienstreise-, Urlaubs- und Krankheitstage nach tatsächlichem Ort.
Intercompany-Unterlagen
Kostenweiterbelastungen, Service Agreements, Verrechnungsschlüssel und Angaben zur wirtschaftlichen Tragung.
Payroll
Lohnabrechnungen, Lohnausweis, Lohnsteuerbescheinigung und vorhandene Steuerabzüge.
Sozialversicherung
Bisherige Versicherungszugehörigkeit, A1-Antrag und vorhandene Entsendungsbescheinigungen.
Ansässigkeit
Wohnungen, Familie, Aufenthaltsorte und sonstige persönliche und wirtschaftliche Bindungen.
Drittstaaten
Zusätzliche Geschäftsreisen und Tätigkeiten außerhalb Deutschlands und der Schweiz.
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