Situation · Entsendung Schweiz → USA
Entsendung aus der Schweiz in die USA
Wird ein Arbeitnehmer von einem Schweizer Arbeitgeber vorübergehend in die USA entsandt, müssen Einkommensteuer, US Payroll, State Tax und Sozialversicherung getrennt beurteilt werden.
Eine echte Entsendung kann insbesondere dazu führen, dass die Schweizer Sozialversicherung trotz physischer Arbeit in den USA für einen begrenzten Zeitraum fortgeführt wird. Für die Einkommensteuer gelten jedoch eigenständige Regeln.
Ausgangssituation
Entsendung ist etwas anderes als ein dauerhafter Wechsel in die USA
Bei einer klassischen Entsendung bleibt das bestehende Arbeitsverhältnis mit dem Schweizer Arbeitgeber erhalten und der Einsatz in den USA ist von Anfang an zeitlich begrenzt.
Der Arbeitnehmer soll nach Ende des Einsatzes grundsätzlich wieder in die Schweiz oder in die bisherige Beschäftigungsstruktur zurückkehren.
Diese zeitliche Begrenzung ist insbesondere für die sozialversicherungsrechtliche Entsendungsregel entscheidend.
Drei Ebenen
Eine Entsendung muss auf drei Ebenen geprüft werden
Wo ist der Arbeitnehmer ansässig und welcher Staat darf den in den USA ausgeübten Arbeitslohn besteuern?
Kann aufgrund der Entsendungsregel weiterhin Schweizer AHV statt US Social Security gelten?
Welche Federal- und State-Payroll-Pflichten entstehen für den Schweizer Arbeitgeber trotz Entsendung?
US Federal Tax
Physische Arbeit in den USA kann US-Steuer auslösen
Für US-Steuerzwecke wird Arbeitslohn grundsätzlich dort sourced, wo die Arbeitsleistung tatsächlich erbracht wird.
Arbeitet der Arbeitnehmer während der Entsendung physisch in den USA, liegt deshalb grundsätzlich US-source compensation vor.
US Tax Residency
Zusätzlich muss geprüft werden, ob die Person während des Aufenthalts zum US Resident Alien wird.
Bei Personen ohne Green Card ist insbesondere der Substantial Presence Test relevant. Wird US Tax Residency begründet, kann die US-Steuerpflicht wesentlich weiter reichen als lediglich auf den US-Arbeitslohn.
Kürzere Entsendung
Bei einem kürzeren Aufenthalt kann der Arbeitnehmer Nonresident Alien bleiben. Trotzdem kann der in den USA erarbeitete Lohn grundsätzlich US-source income sein, sofern nicht das DBA eine Befreiung vorsieht.
DBA Schweiz–USA
Die 183-Tage-Regel kann kurzfristige Entsendungen steuerlich entlasten
Nach dem DBA kann Arbeitslohn eines in der Schweiz ansässigen Arbeitnehmers für Arbeit in den USA unter bestimmten Voraussetzungen von der US-Bundeseinkommensteuer freigestellt bleiben.
Dafür müssen mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein.
Der Arbeitnehmer darf sich grundsätzlich nicht länger als 183 Tage innerhalb des massgebenden 12-Monats-Zeitraums in den USA aufhalten.
Die Vergütung muss von oder für einen Arbeitgeber gezahlt werden, der nicht in den USA ansässig ist.
Die Vergütung darf nicht von einer US-Betriebsstätte oder festen Einrichtung des Schweizer Arbeitgebers getragen werden.
Schweizer Wohnsitz
Eine Entsendung beendet den Schweizer Steuerwohnsitz nicht automatisch
Bei einer klar befristeten Entsendung kann der Schweizer Steuerwohnsitz je nach tatsächlicher Lebenssituation fortbestehen.
Massgebend sind insbesondere Wohnung, Familie, persönliche Beziehungen, Dauer des US-Aufenthalts und die Rückkehrplanung.
Wird dagegen der Schweizer Lebensmittelpunkt tatsächlich aufgegeben und in die USA verlagert, kann trotz arbeitsrechtlicher Bezeichnung als „Entsendung“ die Schweizer unbeschränkte Steuerpflicht enden.
Nachweis
Das Certificate of Coverage dokumentiert die Schweizer Unterstellung
Die Anwendung der Schweizer Sozialversicherung sollte durch ein Certificate of Coverage nachgewiesen werden.
Für eine Entsendung aus der Schweiz wird die Bescheinigung durch die zuständige Schweizer AHV-Ausgleichskasse ausgestellt. Die US Social Security Administration bezeichnet die Schweizer Bescheinigung als Form CH/USA 10.
Das Certificate erfüllt eine klare Funktion
Es bestätigt, dass der Arbeitnehmer weiterhin den Schweizer Sozialversicherungsvorschriften unterliegt.
Es dient als Nachweis für die Befreiung von der entsprechenden obligatorischen US Social Security Coverage.
Die Bescheinigung dokumentiert den Zeitraum, für den die abkommensrechtliche Zuordnung gilt.
US Payroll
Schweizer AHV-Befreiung von FICA löst nicht alle US Payroll-Fragen
Ein gültiges Certificate of Coverage kann die doppelte Sozialversicherungsbelastung vermeiden.
Davon getrennt müssen jedoch Federal Income Tax Withholding, Arbeitgeberregistrierung und die Payroll-Anforderungen des jeweiligen Bundesstaates geprüft werden.
| Payroll-Thema | Entsendungswirkung |
|---|---|
| US Social Security / Medicare | Bei gültiger Schweizer Coverage kann die Totalization-Regel eine Befreiung ermöglichen. |
| Federal Income Tax Withholding | Separat nach US Income Tax und DBA prüfen. |
| State Income Tax Withholding | Nach den Regeln des jeweiligen Bundesstaates prüfen. |
| State Unemployment / Employer Taxes | Nicht automatisch durch das Certificate of Coverage erledigt; konkreten Staat prüfen. |
| Schweizer Payroll | Kann während einer echten Entsendung weiterhin eine zentrale Rolle spielen. |
State Tax
Der US-Bundesstaat kann die Entsendung erheblich beeinflussen
Neben Federal Tax muss immer der konkrete US-Bundesstaat betrachtet werden.
State Residency, Income Tax Withholding, Arbeitgeberpflichten und die Behandlung von Bonus oder Equity Compensation unterscheiden sich teilweise erheblich.
Residency, Domicile und besondere State-Sourcing-Regeln können relevant werden.
California Residency und California-source compensation müssen separat geprüft werden.
Auch Staaten ohne allgemeine individuelle Einkommensteuer können andere Arbeitgeber- und Payrollpflichten kennen.
Schweizer Vorsorge & Benefits
Die Entsendung betrifft mehr als AHV
Bei einer Entsendung werden häufig Schweizer Pensionskasse, Versicherungen und andere Arbeitgeberleistungen weitergeführt.
Die Fortführung eines Schweizer Benefit-Plans bedeutet jedoch nicht automatisch, dass dieser in den USA steuerlich ebenso behandelt wird wie in der Schweiz.
| Benefit | Prüfung |
|---|---|
| Pensionskasse | Fortführung während Entsendung und US-steuerliche Einordnung separat prüfen. |
| Säule 3a | Schweizer Beitragsberechtigung während des Auslandseinsatzes sowie US-Behandlung prüfen. |
| Krankenversicherung | Schweizer und US-Versicherungsschutz sowie arbeitsvertragliche Benefits koordinieren. |
| Housing Allowance | Schweizer Payroll- und US Compensation-Behandlung können voneinander abweichen. |
| Schulgeld / Umzugskosten | Arbeitgeberleistung und steuerliche Behandlung in beiden Staaten prüfen. |
Bonus · RSU · Stock Options
Mehrjährige Vergütung muss über den Entsendungszeitraum hinaus betrachtet werden
Besonders bei Bonus, RSUs und Optionen genügt es nicht, allein auf den Tag der Auszahlung oder des Vestings abzustellen.
Der relevante Leistungs- oder Vestingzeitraum kann Schweizer Arbeitstage vor der Entsendung, US-Arbeitstage während der Entsendung und spätere Schweizer Arbeitstage nach der Rückkehr umfassen.
Leistungszeitraum und Arbeitstage nach Staat aufteilen.
Grant-to-Vest-Zeitraum und internationale Arbeitsortverteilung analysieren.
Grant, Vesting, Exercise und zugrunde liegende Dienstzeiten getrennt betrachten.
Schweizer Arbeitgeber
Die Entsendung kann auch Unternehmenssteuerfolgen auslösen
Neben der persönlichen Steuerposition des Arbeitnehmers muss geprüft werden, welche US-Präsenz der Schweizer Arbeitgeber durch den entsandten Mitarbeiter begründet.
Vier Arbeitgeberfragen gehören in die Analyse
Muss sich der Schweizer Arbeitgeber auf Federal- oder State-Ebene registrieren?
Entsteht durch Büro, Homeoffice oder Tätigkeit des Mitarbeiters eine US Permanent Establishment?
Hat der Arbeitnehmer Vertrags- oder Abschlussbefugnisse in den USA?
Gerade bei Vertriebs-, Management- oder geschäftsleitenden Funktionen sollte die Unternehmenssteuerposition separat dokumentiert werden.
Rückkehr
Die Entsendung sollte steuerlich auch mit dem Rückkehrjahr geplant werden
Viele Entsendungsanalysen betrachten nur das Jahr des US-Zuzugs. Ebenso wichtig ist das Ende des Einsatzes.
Prüfen, wann die US Federal Tax Residency tatsächlich endet.
Beginn der Schweizer Steuerpflicht und Deklaration von US-Vermögen und US-Einkünften vorbereiten.
Bonus, RSUs und Optionen können auch nach der Rückkehr weiterhin einen US-Steueranteil enthalten.
Beispiele
Typische Entsendungen Schweiz → USA
| Situation | Zentrale Fragen |
|---|---|
| Schweizer Manager für zwei Jahre nach New York | US Residency, New York Tax, Schweizer AHV, Certificate of Coverage und Payroll. |
| Ingenieur für sechs Monate nach Texas | DBA-183-Tage-Regel, US Payroll, Sozialversicherung und Arbeitgeberpräsenz. |
| Arbeitnehmer für vier Jahre nach Kalifornien | California Residency, US Federal Tax, Schweizer Sozialversicherung und Equity Compensation. |
| Entsendung zunächst drei Jahre, später auf sieben Jahre verlängert | Sozialversicherungsstatus nach Überschreiten der ursprünglich relevanten Entsendungsdauer neu prüfen. |
| Schweizer Sales Director baut US-Markt auf | US Tax, State Tax, Payroll und Betriebsstätten-/Vertreterrisiko des Schweizer Arbeitgebers. |
| Mitarbeiter kehrt nach drei Jahren in die Schweiz zurück, RSUs vesten erst später | US-Service-Zeitraum, Schweizer Besteuerung und US-Source-Anteil der Equity Compensation. |
Unsere Vorgehensweise
Entsendung Schweiz–USA vor Beginn vollständig strukturieren
Dauer, Arbeitgeber, Rückkehrplanung und bestehendes Arbeitsverhältnis prüfen.
Schweizer Wohnsitz, US Residency und DBA-Ansässigkeit bestimmen.
Certificate of Coverage, US Payroll und State-Pflichten koordinieren.
Bonus, Equity, Benefits und Rückkehrjahr bereits zu Beginn mitplanen.
Typische Unterlagen
- Schweizer Arbeitsvertrag
- Entsendungsvereinbarung
- Beginn und geplantes Ende der Entsendung
- bestehendes Beschäftigungsverhältnis
- US Immigration Status
- US-Bundesstaat des Einsatzes
- US-Wohnung
- Schweizer Wohnung
- Familienwohnsitz
- Arbeitstagekalender
- Schweizer Lohnausweis
- US Payroll Statements
- Certificate of Coverage
- Pensionskassenunterlagen
- Säule-3a-Unterlagen
- Bonusvereinbarungen
- RSU- und Optionspläne
- Grant- und Vesting-Daten
- Funktionsbeschreibung
- Vertragsabschlussbefugnisse
Typische Fehler
Was bei Entsendungen in die USA häufig falsch eingeschätzt wird
| Fehlannahme | Risiko |
|---|---|
| „Ich bleibe in der AHV, also bleibe ich auch nur in der Schweiz steuerpflichtig.“ | Sozialversicherung und Einkommensteuer werden verwechselt. |
| „Unter fünf Jahren gibt es keine US-Steuer.“ | Die fünf Jahre betreffen die Entsendungsregel der Sozialversicherung. |
| „Unter 183 Tagen zahle ich nie US Tax.“ | Weitere DBA-Voraussetzungen und State Tax werden übersehen. |
| „Der Entsendungsvertrag hält meinen Schweizer Steuerwohnsitz automatisch aufrecht.“ | Die tatsächlichen Lebensverhältnisse werden nicht geprüft. |
| „Das Certificate of Coverage erledigt die gesamte US Payroll.“ | Income Tax Withholding und State-Pflichten bleiben unbeachtet. |
| „State Tax folgt automatisch dem DBA.“ | Eigenständige State-Regeln werden nicht geprüft. |
| „RSUs werden vollständig dort besteuert, wo sie vesten.“ | Frühere Schweizer und spätere US-Arbeitstage fehlen. |
| „Die Rückkehr beendet alle US-Steuerfragen.“ | Deferred Compensation und US-Source Income können weiterwirken. |
Fachartikel & Situationen
Weiterführende Themen
Beratung Schweiz–USA
Sie planen eine Entsendung aus der Schweiz in die USA?
Wir prüfen US Federal und State Tax, Schweizer Steueransässigkeit, Sozialversicherung, Certificate of Coverage, Payroll, Vorsorge, Bonus und Equity Compensation sowie mögliche Arbeitgeberrisiken des Schweizer Unternehmens.
Entsendung Schweiz–USA prüfen
Sozialversicherung
Bei echter Entsendung kann die Schweizer Sozialversicherung bis zu fünf Jahre fortbestehen
Das Sozialversicherungsabkommen Schweiz–USA enthält eine besondere Entsendungsregel.
Wird ein Arbeitnehmer von einem Arbeitgeber mit Geschäftssitz in der Schweiz vorübergehend in die USA entsandt, kann er grundsätzlich weiterhin ausschliesslich der Schweizer Sozialversicherung unterliegen.
Voraussetzung: bestehendes Arbeitsverhältnis
Das Beschäftigungsverhältnis muss grundsätzlich bereits vor der Entsendung bestanden haben.
Höchstens fünf Jahre geplant
Der Einsatz in den USA muss bei Beginn voraussichtlich auf höchstens fünf Jahre begrenzt sein.
Schweizer Coverage bleibt bestehen
Sind die Voraussetzungen erfüllt, bleibt der Arbeitnehmer für diese Beschäftigung grundsätzlich im Schweizer Sozialversicherungssystem und wird von der entsprechenden US Social Security Coverage befreit.